Lohnsteuer anmelden und bezahlen durch Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Als inländische Arbeitgeberin oder inländischer Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, von jeder Lohnzahlung an Ihre Arbeitnehmer und / oder Arbeitnehmerinnen Lohnsteuer von dem Arbeitslohn einzubehalten. Die einbehaltene Lohnsteuer müssen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt anmelden und die Lohnsteuer abführen.

Sie müssen die Lohnsteuer-Anmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich an Ihr Finanzamt übermitteln. Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist
grundsätzlich der Kalendermonat,
das Kalendervierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorherige Kalenderjahr mehr als EUR 1.080 aber nicht mehr als EUR 5.000 betragen hat,
das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als EUR 1.080 Euro betragen hat.

Hat Ihr Betrieb nicht während des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestanden, so ist die für das vorangegangene Jahr abzuführende Lohnsteuer für die Feststellung des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums auf einen Jahresbetrag umzurechnen.
Hat Ihr Betrieb im vorangegangenen Kalenderjahr noch nicht bestanden, so ist die für den ersten vollen Kalendermonat nach Eröffnung des Betriebes abzuführende Lohnsteuer maßgebend. Zur Festlegung des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums ist diese auf einen Jahresbetrag umzurechnen.

Sie sind als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die LohnsteuerAnmeldung elektronisch zu übermitteln. Dies können Sie nur authentifiziert mit elektronischem Zertifikat. Sie erhalten das Zertifikat, wenn Sie sich bei ELSTER registriert haben. Bitte beachten Sie, dass die Registrierung bis zu 2 Wochen dauern kann.

Lediglich in Ausnahmefällen kann Ihr zuständiges Finanzamt auf Antrag auf eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung verzichten (sogenannte Härtefallregelung). Wird Ihnen eine Ausnahmegenehmigung erteilt, haben Sie die Lohnsteuer-Anmeldung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben.

Um Rückfragen des Finanzamtes zu vermeiden, geben Sie bitte in der LohnsteuerAnmeldung in dem dafür vorgesehenen Feld stets die Anzahl Ihrer Arbeitnehmer ein.

Wenn Sie feststellen, dass eine bereits übermittelte / abgegebene LohnsteuerAnmeldung fehlerhaft oder unvollständig ist, so haben Sie für den betreffenden Anmeldungszeitraum eine berichtigte Lohnsteuer-Anmeldung zu übermitteln / einzureichen. Dabei sind Eintragungen auch in den Zeilen vorzunehmen, in denen sich keine Änderungen ergeben haben.

Die Höhe der Lohnsteuer hängt insbesondere von den ELStAM ab. ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Das sind diejenigen individuellen Besteuerungsmerkmale, die Sie als Arbeitgeber zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen und die Ihnen von der Finanzverwaltung elektronisch zum Datenabruf bereitgestellt werden.

Diese ELStAM sind:
die Steuerklasse,
die Zahl der Kinderfreibeträge,
das so genannte Religionsmerkmal, mit dem die Mitgliedschaft zu einer Kirchensteuer erhebenden Religionsgemeinschaft bescheinigt wird,
etwaige steuerliche Freibeträge (für z. B. Werbungskosten)
die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung
und die Freistellung des Arbeitslohns nach einem Doppelbesteuerungsabkommen.

Für die Einbehaltung der Kirchensteuer zur Lohnsteuer sind die neben den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) abrufbaren Daten über die Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft maßgebend.

Ihr zuständiges Finanzamt

Über die im Einzelfall benötigten Unterlagen informiert Sie Ihr örtlich zuständiges Finanzamt.

Um das System um einen neuen Mitarbeiter zu ergänzen werden in der Regel nur folgende Angaben vom Arbeitnehmer benötigt:
Geburtsdatum
steuerliche Identifikationsnummer
Art des Beschäftigungsverhältnisses (Hauptarbeitsverhältnis: Steuerklasse 1 bis 5 oder Nebenarbeitsverhältnis: Steuerklasse 6)

Sie beschäftigen Arbeitnehmerinnen und / oder Arbeitnehmer und haben sich als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber bei Ihrem zuständigen Finanzamt angemeldet.

Für die ELStAM benötigen Arbeitgeber ein Organisationszertifikat von ELSTER sowie ein Lohnprogramm, welches ELStAM unterstützt.

§§ 39 und 41a Einkommensteuergesetz (EStG)

Als erstes informieren Sie Ihr zuständiges Finanzamt darüber, dass Sie Personen beschäftigen.
Für die authentifizierte Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen an die Finanzverwaltung registrieren Sie sich bei ELSTER und beantragen ein Zertifikat.
Nach erfolgreicher Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung bewahren Sie das sogenannte Übertragungsprotokoll auf. Dieses dient als Nachweis der elektronischen Abgabe und ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Die ELStAM Ihrer Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen werden zunächst unmittelbar aus den Meldedaten erzeugt, die bei den kommunalen Meldebehörden gespeichert sind. Das betrifft insbesondere die Steuerklasse, die insbesondere davon abhängt, ob der Arbeitnehmer ledig oder verheiratet/verpartnert ist, die Anzahl der Kinderfreibeträge und das Religionsmerkmal. Auf Antrag des Arbeitnehmers kann das Finanzamt bestimmte weitere individuelle Besteuerungsgrundlagen hinzufügen (z.B. Freibeträge für Werbungskosten) oder verändern (z.B. Steuerklassenwechsel beiderseits berufstätiger Eheleute/Lebenspartner, Steuerklassenkombinationen IV/IV und III/V).

Über die beim Lohnsteuerabzug durch den Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin berücksichtigten ELStAM wird der Arbeitnehmer in seiner Lohnabrechnung informiert. Bei Unstimmigkeiten oder Fragen zu den gespeicherten ELStAM wenden sich die bei Ihnen beschäftigten an ihr örtlich zuständiges Finanzamt.

Die einzubehaltende Lohnsteuer muss Sie spätestens bis zum 10.Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums angemeldet und bezahlt haben.