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Veranstaltungen stellen aufgrund ihrer besonderen Gefährdungspotentiale für eine Vielzahl von Menschen auch eine Herausforderung für die Ordnungsbehörden dar. Das Thema Veranstaltungssicherheit findet im Laufe der letzten Jahre eine immer größere Beachtung. Sicherheitsanforderungen, die früher als nachrangig empfunden wurden, sind heute selbstverständlich.

Die Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen wie z. B. Schützen-, Straßen-, Sommer- und Vereinsfeste, Scheunenfeten oder Sportveranstaltungen erfordert von den Veranstaltern und den beteiligten Behörden eine vorausschauende Planung und Organisation. Gerade bei der Veranstaltungssicherheit sind aber regelmäßig Anforderungen zu beachten, die nur von den Fachbehörden geprüft und beurteilt werden können.

Die Planung von Veranstaltungen jeglicher Art beginnt mit der Analyse der bekannten und zu erwartenden Gefährdungspotentiale. Die Definition des Gefährdungspotentials einer Veranstaltung kann nicht alleine an der zu erwartenden Besucherzahl festgemacht werden, sondern erfordert jeweils eine Einzelfallabschätzung. Deswegen ist es für uns sehr wichtig, dass Sie uns als Veranstalter bereits frühzeitig in Ihre Planungen einbeziehen und uns umfassend über das Vorhaben informieren.

Es gibt viele unterschiedliche Arten von Veranstaltungen, die natürlich jeweils unterschiedliche Sicherheitsanforderungen notwendig machen. Ob eine Veranstaltung besondere Maßnahmen erforderlich macht - oder auch nicht, muss im Einzelfall durch die zuständige Ordnungsbehörde geprüft werden. Grundsätzlich sind dabei folgende Merkmale zu berücksichtigen:

1. Anzahl der Personen / Besucher
2. Veranstaltungsort / Fläche
3. Zielgruppe
4. Flucht- und Rettungswege
5. Brandschutz / Brandsicherheitswache
6. Sanitätswachdienst
7. Sicherheitsdienst / Ordnungsdienst
8. Infrastruktur

In Vorbereitung von Veranstaltungen sollten darüber hinaus folgende Punkte bereits Beachtung finden:

• Beauftragung eines gewerblichen Sicherheitsdienstes oder von Ordnern
• Zutrittskontrollen zur Veranstaltung (Hausrechtsbereich) organisieren
• dabei solle der Jugendschutz Beachtung finden - Altersbegrenzung mittels verschiedenfarbiger Kontrollbänder, die zugleich auch Eintrittbänder sein können, entlastet das Servicepersonal
• Hinweistafeln zum Jugendschutz organisieren
• bei größeren Veranstaltungen:
  • Vorbesprechung mit Ordnungsamt, Feuerwehr und Rettungsdienst und Polizei
  • Parkplätze vorhalten, ggf. Shuttleverkehr organisieren
  • Beschilderung und Wegweiser von Parkflächen
  • Umleitungseinrichtung

Nehmen Sie daher möglichst frühzeitig Kontakt zur Ordnungsbehörde auf, um ein reibungsloses Genehmigungsverfahren bzw. eine schnelle Prüfung des Sicherheitskonzeptes zu ermöglichen. Das Ordnungsamt steht Ihnen gerne auch schon zu Beginn der Planungsphase als Berater zur Seite, so dass im Rahmen der gesetzlichen Grundlagen für die möglichen Sicherheitsprobleme eine Lösung besprochen werden können.

Vor dem Beginn des Genehmigungsverfahrens, mindestens aber 4 Monate vor dem Veranstaltungsbeginn benötigen wir von Ihnen umfassende Angaben zu der geplanten Veranstaltung. Bei Großveranstaltungen ist ein Vorlauf von mindestens 6 Monaten erforderlich, um die Sicherheitsplanung mit allen zu beteiligenden Stellen abzustimmen. Hierzu füllen Sie bitte den Erhebungsbogen zur Veranstaltungssicherheit aus und senden Ihn an uns zurück.

Genehmigungen

Welche Genehmigungen benötigt werden, hängt von der Art und dem Umfang der Veranstaltungen ab. Auskünfte über die erforderlichen Genehmigungen erhalten Sie beim Ordnungsamt. Um eine ordnungsgemäße Durchführung einer Veranstaltung zu gewährleisten, ist es in der Regel erforderlich, verschiedene Erlaubnisse zu beantragen.

Baurechtliche Genehmigung

Wenn eine Scheune, Halle etc. für eine Veranstaltung genutzt werden soll, ist ggf. eine baurechtliche Erlaubnis (Nutzungsänderungsgenehmigung) zu beantragen. Die dafür notwendigen Informationen erhalten Sie beim Bauamt des Kreises Heinsberg.

Weitere Genehmigungen

Neben der baurechtlichen Genehmigung können weitere Erlaubnisse erforderlich werden. Damit Sie für eine Veranstaltung nicht einzelne Anträge an unterschiedliche Stellen innerhalb der Stadt Wassenberg richten müssen, ist es zunächst ausreichend für die Veranstaltung ein Antragsformular ausgefüllt und unterschrieben mindestens 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn bei der zuständigen Sachbearbeitung einzureichen. Der Antrag wird dann an die zu beteiligenden Stellen weitergeleitet. Von dort werden die nachfolgend aufgeführten Erlaubnisse - sofern diese erforderlich sind - erteilt.

Abgabe von alkoholischen Getränken

Für den Fall, dass im Rahmen der Veranstaltung die Abgabe alkoholischer Getränke vorgesehen ist, wird eine Erlaubnis nach dem Gaststättengesetz - die so genannte Gestattung - erteilt. Damit wird der Betrieb eines erlaubnisbedürftigen Gaststättengewerbes unter erleichterten Voraussetzungen vorübergehend auf Widerruf gestattet.

Sofern Sie als Veranstalter selbst die alkoholischen Getränke abgeben, wird Ihnen diese Erlaubnis erteilt.

Sollten die alkoholischen Getränke jedoch nicht von Ihnen abgegeben werden, ist von demjenigen, der den Ausschank durchführt, eine gesonderte Ausschankgenehmigung zu beantragen. Der Antragsvordruck ist ausgefüllt und unterschrieben mindestens 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn bei der zuständigen Sachbearbeitung einzureichen.

Darbietung von Musik

Für das Spielen von Live-Musik oder Musik von Tonträgern ist ggf. eine Ausnahmegenehmigung nach dem Landes-Immissionsschutzgesetz erforderlich.

Verkehrsregelung

Zur Vermeidung von Verkehrsproblemen, ist vom Veranstalter ggf. ein entsprechendes Verkehrsregelungskonzept einzureichen. Ferner kann es erforderlich sein, dass Straßen gesperrt und Umleitungen eingerichtet werden müssen. Hierzu bedarf es der Genehmigung durch das Straßenverkehrsamt des Kreises Heinsberg.

Nutzung einer Fläche

Im Falle der Nutzung einer öffentlichen Fläche ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich.

Sonstige Hinweise

• Informationen zum Jugendschutz
• Informationen zu den Bestimmungen des Nichtraucherschutzgesetzes NRW erhalten
• Sollte bei Ihrer Veranstaltung die Abgabe von Lebensmitteln beabsichtigt sein, bitte ich um Beachtung der Hinweise zum Umgang mit Lebensmitteln

Welche Genehmigungen benötigt werden, hängt von der Art und dem Umfang der Veranstaltungen ab. Auskünfte über die erforderlichen Genehmigungen erhalten Sie beim Ordnungsamt. Bei Ordnungsamt erfahren Sie meist auch, welche Genehmigungen eventuell noch bei anderen Behörden eingeholt werden müssen.

Erkundigen Sie sich so früh wie möglich nach erforderlichen Genehmigungen. Wenn Sie bis auf die letzte Sekunde warten, kann es sein, dass die notwendigen Genehmigungen zu spät erteilt werden und dadurch die Veranstaltung gefährdet wird.

Je nachdem wie umfangreich die Veranstaltung ist, etwa bei einem mehrtägigen Festival, ist es sinnvoll einen Mitarbeiter im Team dafür abzustellen, sich ausschließlich um die benötigten Genehmigungen zu kümmern.

Was ist für eine Genehmigung notwendig

Wenn es auch keine klaren Regeln gibt, was bei wem genehmigt werden muss, so gibt es doch einige grundsätzliche Informationen, die Sie für jede Genehmigung benötigen. Diese Informationen stellen Sie am besten schriftlich zusammen.

Für jede Veranstaltung sollten die folgenden Informationen schon im Vorfeld zusammengestellt werden:

• Veranstalter
  • Als Veranstalter wird wahrscheinlich Ihr Verein auftreten. Geben Sie neben der Anschrift des Vereins auch die Adressdaten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Ansprechpartner vor, während und nach der Veranstaltung an.
• Art der Veranstaltung
  • Handelt es sich um ein Konzert, eine Kirmes, einen Tag der offenen Tür usw. Bei Veranstaltungen mit Musik sollten Sie die Art der Musik, deren Zweck (Hintergrundmusik, Hauptbestandteil des Programms usw.) und die Art der Ausführung (live oder als Konserve) angegeben werden.
• Ort der Veranstaltung
  • Handelt es sich um eine Veranstaltung unter freiem Himmel oder in einem Raum. Genaue Anschrift erfassen.
• Dauer der Veranstaltung
  • Hier ist der zeitliche Rahmen zu erfassen. Wann beginnt die Veranstaltung, wann endet sie. Bei mehrtägigen Veranstaltungen sollten Sie die Daten für jeden Tag einzeln festhalten.
• Dauer des Aufbaus
• Wann beginnt der Aufbau. Wann ist dieser abgeschlossen. Der Abschluss sollte so gelegt werden, dass eventuelle Prüfungen durchgeführt werden können. Bitte auch den Zeitraum angeben, an dem an den einzelnen Tagen aufgebaut wird.
• Dauer des Abbaus
  
  • Wann beginnt der Abbau, wann ist er abgeschlossen. Bitte auch den Zeitraum angeben, an dem an den einzelnen Tagen abgebaut wird.
• Erwartete Besucherzahl
• Geplante Abgabe von Speisen und Getränken
  
  • Hier sollten Sie angeben, ob Sie selbst Speisen und Getränke abgeben oder ob dies von Dienstleistern übernommen wird. Außerdem welche alkoholischen Getränke (Bier, Wein, Spirituosen, Mixgetränke, Cocktails usw.) angeboten werden sollen. Ob die Speisen verpackt oder offen, verarbeitet (Grill) oder unverarbeitet angeboten werden.
• Abgeschlossene Versicherungen
  • Sie sollten zumindest eine ausreichende Haftpflichtversicherung abgeschlossen haben. Eine Kopie der Police ist dem Antrag beizufügen.
• Nachweis über Parkplätze
  • Hier sollten Sie Parkplätze für die Organisatoren, die aktiven Teilnehmer und die Besucher der Veranstaltung nachweisen können.

Veranstaltungen in geschlossenen Räumen

Der Genehmigungsaufwand bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen ist erfahrungsgemäß geringer, als bei Veranstaltungen im Freien. Je nach Größe der Veranstaltung ergeben sich aber noch folgende Zusatzinformationen, die Sie brauchen werden:

• Sanitätsdienst: Steht ein Sanitätsdienst zur Verfügung. Wer übernimmt diese Aufgabe.
• Sicherheitsdienst: Wer stellt den Sicherheitsdienst (eigene Kräfte, Firma). Wie viel Personen umfasst der Sicherheitsdienst.
• Brandschutz: Steht die Feuerwehr zur Verfügung. Wo befinden sich Feuerlöscher und welcher Art sind die Löscher.
• Fluchtwege: Wo befinden sich Notausgänge und wie sind die Wege dorthin und die Ausgänge selbst gekennzeichnet.
• Öffentlicher Verkehrsraum: Ist es notwendig, bestimmte verkehrspolizeiliche Maßnahmen zu ergreifen, wenn ja, welche (Sperren von Straßen, Ausweisung von Parkplätzen auf öffentlichem Gelände usw.)

Die vorgenannten Zusatzinformationen sind auch bei Veranstaltungen im freien erforderlich.

Veranstaltungen im Freien

Veranstaltungen im Freien gehören zu den aufwendigsten Veranstaltungen. Hier müssen die vorher genannten Informationen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sollten die folgenden Punkte vorab geklärt sein:

• Lageplan: Ein genauer Lageplan des Geländes, auf dem die Veranstaltung stattfindet.
• Bühnenaufbau: Wird eine Bühne aufgebaut, wenn ja, wo wird diese Bühne stehen. Die Bühne sollte im Lageplan eingezeichnet sein. Wer übernimmt den Bühnenaufbau (Ansprechpartner bei der Firma und beim Verein benennen).
• Sanitäre Anlagen: Wo befinden sich sanitäre Anlagen, für wie viele Personen sind diese ausgelegt. Auch die sanitären Anlagen sollten im Lageplan eingezeichnet sein. Achtung: Häufig werden getrennte sanitäre Anlagen für Personal, das mit Lebensmitteln in Verbindung kommt, verlangt. Wie sind die Anlagen ausgestattet (Anzahl Handwaschbecken, Toiletten, Hygiene-Sets, bei Männer-WC Anzahl Urinale).
• Getränkeverkauf: Wie werden die Getränke ausgegeben. Häufig wird verlangt, dass hierfür ausschließlich Plastikbecher verwendet werden (geringere Verletzungsgefahr).

Handelt es sich bei der Veranstaltung unter freiem Himmel um einen Jahrmarkt oder Ähnliches, müssen Sie noch damit rechnen, dass bei den Genehmigungen nach folgenden Details gefragt wird:

• Werden Zelte aufgestellt. Wenn ja - wie viele und mit welchem Fassungsvermögen. Welche Veranstaltungen sollen in den Zelten stattfinden.
• Welche Fahrgeschäfte (Karussells, Autoscooter, Losbuden usw.) werden aufgestellt. Name und Ansprechpartner der Schausteller).
• Wie viele Stände für den Verkauf von Getränken und Nahrungsmitteln werden aufgestellt. Name und Anschrift der Betreiber vor Ort angeben.
• Wie ist die Stromversorgung geregelt (Abnahmestellen, Verteilerstellen, Kabelverlegung, Sicherung der Kabel - Stolperfallen).
• Wie ist die Wasserversorgung geregelt.
• Wie ist die Müllentsorgung geregelt.

Sonstige Aktionen

Häufig wird übersehen, dass man für Aktionen auch Genehmigungen einholen muss. Entscheidend ist dabei, ob Sie öffentliche Flächen nutzen oder auf privatem Gelände aktiv werden. Wollen Sie beispielsweise eine öffentliche Veranstaltung auf einem Privatgelände durchführen ist zusätzlich die Genehmigung/Zustimmung des Eigentümers einzuholen. Öffentliche Veranstaltungen die auf einem privaten Gelände stattfinden sind Veranstaltungen, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Auch diese Veranstaltungen sind dem Ordnungsamt anzuzeigen, da der Veranstalter alle gesetzlich geregelten Belange erfüllen muss und von der Veranstaltung keine Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung ausgehen darf.

Genehmigungen werden auch nötig, wenn Sie beispielsweise auf öffentlichen Plätzen oder an Straßen plakatieren. Alle erteilten Genehmigungen können mit Auflagen erteilt werden, die vom Ordnungsamt vor Veranstaltungsbeginn kontrolliert werden.

• Ordnungsbehördengesetz (OBG)
• Gewerbeordnung (GeWO)
• Gaststättengesetz (GastG)
• Feuerschutz- und Hilfeleistungsgesetz
• Bauordnung (BauO)
• Polizeigesetz (PolG)
• Straßenverkehrsordnung (StVO)
• Sondernutzungssatzung (StrWG)
• Landesimmissionsschutzgesetz NRW (LImSchG)

Behördengenehmigungen sind das eine. Doch damit ist es nicht getan. Es kann auch sein, dass Sie von anderer Seite Genehmigungen brauchen. Beispielsweise von der GEMA, wenn Sie Musik auf Ihrer Veranstaltung abspielen, spielen oder spielen lassen. Wenn Sie die GEMA nicht anmelden, müssen Sie mit einem Strafzuschlag von 100 % der zu zahlenden Gebühren rechnen. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag über die GEMA.