Beschäftigte sofort zur Sozialversicherung melden (Sofortmeldung)

Wenn Sie Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind und ein Unternehmen in den folgenden Wirtschaftsbereichen haben, müssen Sie für alle Ihre Beschäftigten vor Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung machen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Sofortmeldung muss spätestens am ersten Arbeitstag der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Wenn Sie keine Sofortmeldung machen, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Das Bußgeld kann bis zu 25.000 EUR betragen. Wenn bei Schwarzarbeitskontrollen keine Sofortmeldung vorgelegt werden kann, gilt der Anfangsverdacht einer illegalen Beschäftigung.

Die Sofortmeldung müssen Sie für alle Ihre Beschäftigten abgeben, also zum Beispiel auch für Auszubildende und geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte.

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung.

Ausnahmen von der Sofortmeldepflicht

• Gemeinnützige Vereine: Sie müssen keine Sofortmeldung abgeben, wenn Sie Vorstand eines Vereines oder Verbandes sind, der
  • überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt und
  • dies von Ihrem zuständigen Finanzamt anerkannt ist.
• Leiharbeitsfirmen: Wenn Sie Dritten, sogenannten Entleiherinnen oder Entleihern, Leiharbeitnehmerinnen oder -arbeitnehmer überlassen beziehungsweise verleihen, müssen Sie keine Sofortmeldung abgeben. Da die entliehenen Beschäftigten in allen Wirtschaftsbereichen tätig sein können, lassen sich diese Entleiherinnen und Entleiher nicht eindeutig einem der genannten Wirtschaftsbereiche zuordnen.

Wenn Sie nur teilweise in den genannten Wirtschaftsbereichen tätig sind, ist für die Abgabe der Sofortmeldung

• der Unternehmenszweck sowie
• die wirtschaftliche Tätigkeit des überwiegenden Teils Ihrer Beschäftigten maßgeblich.

Wenn diese beiden Kriterien widersprüchlich sind, dann ist der Zweck des Betriebs entscheidend.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Sofortmeldung abgeben müssen, dann können Sie bei der Einzugsstelle nachfragen. Für versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse ist das die zuständige Krankenkasse und bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale.

Zur Abgabe einer Sofortmeldung benötigen Sie:

• Ihre Betriebsnummer
• persönliche Angaben zu Beschäftigten aus einem amtlichen Dokument:
  • Name
  • gegebenenfalls Ort und Tag der Geburt
  • Anschrift

Sie sind Arbeitgeberin oder Arbeitgeber und Ihr Betrieb gehört zu einem der folgenden Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Keine

Sie müssen die Sofortmeldung elektronisch abgeben. Sie können die Sofortmeldung nicht per Brief, Telefax oder E-Mail vornehmen.

• Die Sofortmeldung kann von Ihnen als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber, durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum übermittelt werden.
• Wenn Sie ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, müssen Sie die Sofortmeldung im Meldeverfahren nach der Datenerfassungs und -übermittlungsverordnung (DEÜV) mit dem Abgabegrund "20", Sofortmeldung abgeben.
• Wenn Sie kein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, müssen Sie die Sofortmeldung über eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel dem SV-Meldeportal abgeben.
• Die Sofortmeldung muss folgende Daten enthalten:
  • den Familien- und Vornamen,
  • die Versicherungsnummer,
  • die Betriebsnummer der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers und
  • den Tag der Beschäftigungsaufnahme.
• Wenn Sie die Versicherungsnummer der oder des Beschäftigten nicht kennen, geben Sie zusätzlich
  • den Tag und Ort der Geburt sowie
  • die Anschrift an.
• Die Versicherungsnummer wird Ihnen dann direkt von der Datenstelle der Rentenversicherung mitgeteilt.
• Wenn die oder der Beschäftigte doch nicht bei Ihnen anfängt zu arbeiten, müssen Sie die Sofortmeldung stornieren.
• Geben Sie eine Sofortmeldung fehlerhaft ab, zum Beispiel mit falschem Beschäftigungsbeginn, müssen Sie diese stornieren und eine neue, berichtigte Sofortmeldung abgeben.

Die Beschäftigten müssen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz bei der Arbeit dabeihaben und vorzeigen können. Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber müssen die Beschäftigten nachweislich und schriftlich darauf hinweisen.

Sie müssen die Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abgeben.

Die Annahme und Verarbeitung der gemeldeten Daten dauern ungefähr 10 Minuten.

Die Leistung ist grundsätzlich kostenlos. Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, fallen Nutzungsgebühren an.

Es gibt folgende Hinweise:
Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR geahndet werden.
Eine Sofortmeldung wird unmittelbar nach Erstellung an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt und gespeichert.
Zugriff auf die Sofortmeldung haben die Behörden der Zollverwaltung und die Prüfdienste der Rentenversicherung.