Öffentliche Vergabe - an freihändiger Vergabe oder Verhandlungsverfahren teilnehmen

Bei der Freihändigen Vergabe (national) fordert der öffentliche Auftraggeber (Vergabestelle) ausgewählte Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auf. Das gilt auch für das Verhandlungsverfahren (EU-weit). Dieses ist durchzuführen, wenn das Auftragsvolumen den Schwellenwert überschreitet. Die aufgeforderten Unternehmen

• bieten eine der Ausschreibung entsprechende Leistung an,
• sind dem öffentlichen Auftraggeber bereits im Vorfeld bekannt und
• stehen mit diesem regelmäßig in Verbindung.

Hinweis: Der Wettbewerb ist sehr stark eingeschränkt. Die sonst üblichen Formvorschriften müssen hier nicht beachtet werden.

Um den Bewerberkreis zu erkunden, kann die Vergabestelle im Vorfeld einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durchführen. Beim Verhandlungsverfahren (EU-weit) ist die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs vorgeschrieben.

Durch den Teilnahmewettbewerb wird die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt gegeben. Alle interessierten Unternehmen können Anträge auf Teilnahme stellen. Die Vergabestelle wählt die Bewerbungen aus und fordert gezielt zur Abgabe eines Gebots auf. Dabei beachtet sie allgemeine Vergabegrundsätze.

Der öffentliche Teilnahmewettbewerb wird in speziellen Ausschreibungsmedien ausgeschrieben.

Hinweis: Ausschreibungen des Landes werden auf dem Vergabemarktplatz veröffentlicht; EU-Ausschreibungen werden in jedem Fall im EU-Amtsblatt veröffentlicht.

Die Vergabestelle.

Welche Unterlagen, Muster oder Proben Sie bei der Abgabe Ihres Angebots benötigen, erfahren Sie bei der Vergabestelle.

Die Freihändige Vergabe ist nur in wenigen, gesetzlich geregelten Ausnahmefällen zulässig. Das gleiche gilt für das EU-weite Verhandlungsverfahren, wenn das Auftragsvolumen den Schwellenwert überschreitet. Die Zulässigkeit liegt beispielsweise vor, wenn

• bei Bauleistungen eine Wertgrenze von 10.000 Euro nicht überschritten wird,
• bereits eine größere Leistung vergeben ist, eine kleinere dieser nachfolgt und beide sich nicht ohne Nachteil voneinander trennen lassen,
• nur ein bestimmter Unternehmer die Leistung aufgrund besonderer Anforderungen (z.B. Patentschutz, besondere Erfahrungen oder Geräte) erbringen kann,
• die Art und der Umfang der Leistung vor der Vergabe nicht eindeutig und erschöpfend festgelegt werden kann,
• eine erneute Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
• eine Leistung besonders dringlich ist,
• eine Leistung Geheimhaltungsvorschriften unterworfen ist.

Die Freihändige Vergabe unterscheidet sich von der Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung (europaweit: offenes und nicht offenes Verfahren). Preisverhandlungen mit dem bietenden Unternehmen sind zulässig. Es gibt kein förmliches Verfahren.

Die Vergabestelle darf nur Unternehmen auffordern, die über die erforderliche

• Fachkunde,
• Leistungsfähigkeit und
• Zuverlässigkeit

verfügen. Sie kann die erforderlichen Eignungsnachweise verlangen.

Ist eine Rücksendung auch elektronisch möglich, müssen Sie die Unterlagen mit einer elektronischen Signatur versehen und die Daten verschlüsselt übermitteln.

Hinweis: Die Vergabestelle muss eine ausreichende Angebotsfrist einräumen.

Sie prüft ordnungs- und fristgemäß eingegangene Angebote nach folgenden Kriterien:

• Vollständigkeit
• fachliche Richtigkeit und
• rechnerische Richtigkeit

Danach informiert sie nicht berücksichtigte Bieter und macht die Vergabe öffentlich bekannt.

Die Freihändige Vergabe unterscheidet sich von der Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung (europaweit: offenes und nicht offenes Verfahren). Preisverhandlungen mit dem bietenden Unternehmen sind zulässig. Es gibt kein förmliches Verfahren.

Wird kein Teilnahmewettbewerb durchgeführt, fordert der öffentliche Auftraggeber Sie formlos zur Abgabe eines Angebots auf. Die Vergabestelle darf nur Unternehmen auffordern, die über die erforderliche

• Fachkunde,
• Leistungsfähigkeit und
• Zuverlässigkeit

verfügen. Sie kann die erforderlichen Eignungsnachweise verlangen. Die Unternehmen geben das Angebot ebenfalls formlos ab. Die Vergabestelle prüft die Angebote und erteilt den Zuschlag. Dies ist ebenfalls formlos möglich.

Bei öffentlichen Teilnahmewettbewerben können Sie bei der Vergabestelle einen Antrag auf Teilnahme am Wettbewerb stellen. Wenn die Vergabestelle Sie auswählt, fordert sie Sie auf, ein Angebot abzugeben. Sie übermittelt Ihnen dazu die entsprechenden Ausschreibungsunterlagen.

Die ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen senden Sie unterschrieben an die Vergabestelle. Ist eine Rücksendung auch elektronisch möglich, müssen Sie die Unterlagen mit einer elektronischen Signatur versehen und die Daten verschlüsselt übermitteln.

Hinweis: Die Vergabestelle muss eine ausreichende Angebotsfrist einräumen.

Die Vergabestelle darf die Angebote erst nach Ablauf der Frist öffnen. Sie prüft ordnungs- und fristgemäß eingegangene Angebote nach folgenden Kriterien:

• Vollständigkeit
• fachliche Richtigkeit und
• rechnerische Richtigkeit

Die Vergabestelle teilt den Zuschlag für gewöhnlich schriftlich mit. Er gilt gleichzeitig als Vertragsabschluss. Danach informiert sie nicht berücksichtigte Bieter und macht die Vergabe öffentlich bekannt.

Die Vergabestelle muss im Vergabeverfahren Zuschlag- und Bindefristen beachten. Sie bemisst die Zuschlagsfrist so kurz wie möglich. Bei EU-weiten Verfahren darf der Zuschlag erst nach Ablauf der Informationsfrist nach § 101a GWB erfolgen.

Die Vergabestelle erstattet keine Kosten für die Bearbeitung des Angebots. Verlangt diese jedoch die Ausarbeitung z.B. von Entwürfen, Plänen, Zeichnungen, muss sie allen Teilnehmenden einheitlich eine angemessene Kostenerstattung gewähren.