Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negative amtlich beglaubigen lassen

Mit der amtlichen Beglaubigung bestätigt die Behörde, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Kopien können sein: 

• Abschriften
• Ablichtungen
• Vervielfältigungen
• Negative

Die zuständige Stelle beglaubigt die Kopie durch einen Beglaubigungsvermerk. Dieser muss folgende Angaben enthalten: 

• genaue Bezeichnung des Originals, dessen Kopie beglaubigt wird
• Feststellung, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt
• Ort und Tag der Beglaubigung
• Dienstsiegel und Unterschrift der beglaubigenden Person und
• wenn das Original nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist:
  Hinweis, dass die beglaubigte Kopie nur bei der Behörde vorgelegt werden darf, für die sie beantragt ist

Hinweis: Zusätzliche Feststellungen enthalten Ausdrucke von elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. In diesem Fall werden die Unterschrift des oder der Bediensteten und das Dienstsiegel durch eine qualifizierte Signatur ersetzt.

In erster Linie beglaubigen Stellen Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. beglaubigt die Schule eine Kopie des von ihr ausgestellten Schulzeugnisses). Ihre Wohnortgemeinde kann behördliche Schriftstücke oder Abschriften beglaubigen, die Sie einer anderen deutschen Behörde vorlegen müssen.

Achtung: Zwischen beglaubigten Kopien und der Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens ist zu unterscheiden. Mit der Beglaubigung einer Unterschrift wird bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat (z.B. Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist).

• Personalausweis oder Reisepass
• die Urschrift (Originalschriftstück)
• die ihr entsprechende zu beglaubigende Kopie

Sie möchten Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen oder Negative amtlich beglaubigen lassen.

• § 33 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Beglaubigung von Dokumenten)
• Gebührenverordnung (GebVO)
• § 42 Beurkundungsgesetz (Beglaubigung einer Abschrift)
• Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Gerichts- und Notarkostengesetz)

Legen Sie bei der zuständigen Stelle das Originalschriftstück und die entsprechende Anzahl Kopien vor. Diese Kopien werden dann von der zuständigen Stelle mit dem Original verglichen. Stimmen die Dokumente überein, wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht.

Hinweis: Nur in wenigen Fällen macht die zuständige Stelle selbst die Kopie(n). Diese müssen Sie zusätzlich zur anfallenden Gebühr bezahlen.

Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen oder eine Vertretung schicken. Der vertretenden Person müssen Sie eine schriftliche Vollmacht erteilen. Im Einzelfall kann die Urkunde mit der Post an die zuständige Stelle zugesandt werden.

• Gebühren der Behörden: nach Gebührensatzung der jeweiligen Gemeinde
• Notargebühren: nach Gerichts- und Notarkostengesetz

Personenstandsurkunden können Sie nicht beglaubigen lassen. Näheres dazu finden Sie in den Verfahren zum Thema, z.B. Eheurkunde - Ausstellung beantragen oder Geburtsurkunde beantragen.

Auch notariell ausgestellte Dokumente (Betreuungsausweis, Kaufvertrag) kann das Bürgerbüro nicht beglaubigen. Wenden Sie sich hierfür an einen Notar.