gespeicherte personenbezogene Daten nach SÜG Auskunft

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) Ansprechpartner: Verantwortliche/r: Die Oberbürgermeisterin der Stadt Aachen Vertreter/-in: Fachbereichsleitung im Standesamt Aachen Krämerstraße 2 A, 52062 Aachen Tel.: 0241-432-3409 E-Mail: standesamt@mail.aachen.de Datenschutzbeauftragter: Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Aachen Tel.: 0241-432 7231 E-Mail: datenschutz@mail.aachen.de Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: Beurkundung und Pflege/Fortschreibung von Personenstandsfällen: Geburten, Sterbefälle, Eheschließungen, Umwandlung von Lebenspartnerschaften inklusive zugehöriger Erklärungen (z.B. Vaterschaftsanerkennungen, Namenserklärungen jeglicher Art, Entgegennahme von Übertritt/Austritt aus Religionsgemeinschaften), Fortschreibungen, Berichtigungen sowie Urkundenanforderungen Damit verbundene Arbeiten/Datenerhebung: Urkundenanforderungen: Prüfung der Berechtigung und Ausstellung (Nachweiserhebung), E-Mail-Verkehr; Geburt: u.a. Abgleich Daten Krankenhäuser; Eheschließung: u.a. Beratung, Führung des Traukalenders, Durchführung der Trauung, vorlesen der Niederschrift vor der Traugesellschaft, Weiterleitung Ihrer Unterlagen/Daten an das eheschließende Standesamt; Sterbefälle: u.a. Informationsaustausch mit Bestattungsinstituten, Friedhofsamt, Mitteilung an Testamentsregister; in allen Bereichen (bis auf die Urkundenanforderung) ist u.a. Terminvergabe, Datenerfassung, E-Mail-Verkehr, Mitteilungspflicht über Veränderungen an zu beteiligende in- und ausländische Behörden, Kontakt mit anderen Standesämtern/Ausländeramt/Meldebehörde/Konsulaten/Botschaften, Mitwirkung in gerichtlichen Anerkennungsverfahren, Urkundenüberprüfung, Ermöglichung der Benutzung der Personenstandsregister durch den in §§ 61 ff. Personenstandsgesetz definierten Fällen (u.a. zu statistischen Zwecken) je nach Bedarf möglich bzw. notwendig Art der personenbezogenen Daten: Name, Vorname * Anschrift, Kontaktdaten, Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) * Geburtsdatum, -land und -ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit persönliche Verhältnisse (z.B. Daten zur Eheschließung, zur Abstammung, Adoption, etc.) Familienstand (inklusive eventuelle Vorehen/Lebenspartnerschaften/Scheidungen) Namensänderungen Bankverbindung * Religion /Weltanschauung (freiwillige Angabe) Weitere personenbezogene Daten erheben wir nur, wenn dies für das Verwaltungsverfahren unabdingbar erforderlich ist. Für die Ausstellung von Urkunden aus dem bestehenden Register werden nur die mit * gezeichneten Daten gefordert. Ihre Daten werden zu folgendem Zweck verarbeitet: Verarbeitung ist gem. Art. 4 Nr. 2 DS-GVO u.a. das Erheben, Speichern, Übermitteln und Nutzen der personenbezogenen Daten zur Erledigung des beschriebenen Vorgangs und zur Erfüllung des damit einhergehenden Zwecks. Mit der Übermittlung Ihrer Kontaktdaten erteilen Sie die Einwilligung gem. Art. 6 (1) lit. a) DS-GVO, diese Daten zu folgendem Zweck verarbeiten zu dürfen: Ausstellung von Urkunden auf Grund bestehender Personenstandsregister. Für alle weiteren Handlungen des Standesamtes ist die Erhebung der von Ihnen bereitzustellenden Daten gem. § 3 DSG NRW i.V.m. Art. 6 (1) lit. e) DS-GVO zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich (vollumfängliche Erfassung des Personenstandsfalls s.o.) . Sie sind gemäß §§ 9 und 10 Personenstandsgesetz (PStG) in Abhängigkeit vom Personenstandsfall verpflichtet, die vom Standesamt angeforderten Daten anzugeben. Andernfalls kann die beantragte Amtshandlung nicht vorgenommen werden. Wer nach dem Personenstandsgesetz zur Anzeige eines Personenstandsfalls (Geburt, Sterbefall) oder zu sonstigen Handlungen verpflichtet ist, kann gemäß § 69 PStG hierzu vom Standesamt durch ein Zwangsgeld angehalten werden und nach § 70 PStG mit einer Geldbuße bestraft werden. In den anderen Fällen sind Sie nicht verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Mögliche Empfänger der Daten sind: Zur Erfüllung unserer und der Aufgaben anderer Stellen sind wir teilweise gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben. Die Datenweitergabe ist auch zur Zweckerfüllung erforderlich. Zu Dritten zählen beispielsweise: andere Behörden (Standesämter, Meldebehörden, Ausländerbehörden, Standesamt I in Berlin...) Standesämter und Zivilbehörden im Ausland die zentrale Testamentsregister führende Registerbehörde (bei Sterbefällen) Landesamt für Statistik (§ 61 ff PStG) Gerichte und Rechtsbeistände Jugendämter/Notare (Vaterschaftsanerkennungen/Sorgeerklärungen) Konsulate/Deutsche Botschaften Bestattungsunternehmer Kreditinstitute /Banken Die elektronische Datenverarbeitung bei der Stadtverwaltung Aachen erfolgt mit Unterstützung des IT-Dienstleisters regio iT aus Aachen. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO und durch ständige Kontrollen gewährleistet. Weitere Rechtsgrundlagen: u.a. §§ 9 und 10 PStG; § 68 PStG i.V.m. §57 ff PStV (Mitteilungspflichten), i.V.m. § 62 Abs. 4 PStV (Mitteilungspflicht auf Grund internationaler Übereinkommen), § 61 ff. PStG i.V.m. § 53 ff PStV (Benutzung der Register) Übermittlung von Daten in ein Drittland Auf Grund von internationalen Abkommen, ist das Standesamt bei Veränderung des Personenstandes (Geburt, Eheschließung, Tod) verpflichtet, die Standesämter des Heimatortes bzw. teilweise auch die Konsulate entsprechend zu informieren. Soweit Ihrerseits gewichtige persönliche Gründe vorliegen, die eine Weitergabe der Daten verbietet, bitten wir bei Vorsprache um entsprechende Information. Dauer der Datenspeicherung: Die Dauer der Datenspeicherung und der Aufbewahrung der in Papierform vorliegenden Unterlagen richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der §§ 3 bis 7 Personenstandsgesetz (PStG). Sie erfolgt sowohl in elektronischer, als auch in Papierform. Notwendige Daten zur/zu: Beurkundung einer Geburt, der Erstellung des Registereintrags und dessen Fortführung werden 110 Jahre im Standesamt gespeichert. Beurkundung einer Eheschließung oder gleichgeschlechtlichen Lebenspartnerschaft, der Erstellung des Registereintrags und dessen Fortführung werden 80 Jahre im Standesamt gespeichert. Beurkundung eines Sterbefalls, der Erstellung des Registereintrags und dessen Fortführung werden 30 Jahre im Standesamt gespeichert. Beurkundung von Namenserklärungen, Vaterschaftsanerkennungen, Mutterschaftsanerkennungen richtet sich nach der Fortführungsfrist des jeweiligen Registers. Ausstellung eines Ehefähigkeitszeugnisses werden 10 Jahre im Standesamt gespeichert. Anmeldung einer Eheschließung, deren Prüfung niemals abgeschlossen werden konnte bzw. die Eheschließung nicht innerhalb der Frist stattgefunden hat, werden 10 Jahre im Standesamt gespeichert. Auskunft aus den Personenstandsregistern und Ausstellung von Urkunden werden 5 Jahre im Standesamt gespeichert. allgemeinem Schriftverkehr werden 5 Jahre im Standesamt gespeichert, von besonderer Bedeutung 30 Jahre (z.B. bei gerichtlichen Verfahren) organisatorischen Abwicklung der Trautermine werden 1 Jahr nach Abschluss des Kalenderjahres gelöscht. Beratungen/Anfragen werden nach 2 Jahren gelöscht. Namenserklärungen, Angleichungserklärungen, Urkundenüberprüfung und Anerkennungsverfahren zu ausländischen Scheidungen (§ 107 FamFG) werden 80 Jahre im Standesamt vorgehalten, soweit die Daten nicht einem Registerfall zugeordnet wurden und sich daraus längere bzw. kürzere Aufbewahrungsfristen ergeben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Verwaltungsvorgänge und Daten nach dem Archivgesetz dem zuständigen Archiv, hier Stadtarchiv Aachen, zur weiteren Verwahrung anzubieten. Rechte der Betroffenen: Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf: Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung Ihrer Daten (Art. 16 DS-GVO), Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DS-GVO) oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DS-GVO), Übertragbarkeit Ihrer Daten (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DS-GVO). Findet die Datenverarbeitung auf Grund einer persönlichen Einwilligung statt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO, z.B. Urkundenanforderung bei bestehendem Register) haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, diese Einwilligung ohne Angaben von Gründen bei dem Verantwortlichen zu widerrufen. Dies gilt nicht für die bereits vorgenommene Verwendung Ihrer Daten in der Vergangenheit, sondern nur für die Zukunft. Sie sind gemäß Art. 15 DS-GVO jederzeit ohne Angabe von Gründen berechtigt, kostenfrei von der verantwortlichen Stelle Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Soweit die Führung des Personenstandsregisters berührt würde, besteht kein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO, da die Datenverarbeitung im Personenstandswesen im öffentlichen Interesse liegt (vergleiche Art. 21 Abs. 3 DS-GVO). Ebenso besteht dann auch kein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO, da personenstandsrechtliche Vorschriften die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorsehen. Sie können gemäß Art. 16,17,18 DS-GVO bei nachvollziehbaren Gründen eine Berichtigung, die Einschränkung der Verarbeitung oder das Löschen von Ihren Daten verlangen. Grenze findet dies jedoch in der gesetzlich vorgeschriebenen Aufgabenerfüllung des Standesamtes und den gesetzlichen Vorgaben zur Führung des Personenstandsregisters (z.B. wenn die Löschung den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen widersprechen oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen berührt würde). Das Einfordern dieser Rechte können Sie entweder postalisch oder per E-Mail an die verantwortliche Stelle übermitteln. Zu Fragen des Datenschutzes können Sie sich auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO. Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Postfach 20 04 44 · 40102 DüsseldorfTelefon: +49 (0) 211-38424-0E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de Stand: Februar 2022 Hinweis für die verwendende Stelle: Sollten Kinder im Alter unter 16 Jahren von dem Verwaltungsvorgang betroffen sein und dieser auf der persönlichen Einwilligung beruhen, so ist auf jeden Fall die Einverständniserklärung des Trägers der elterlichen Verantwortung einzuholen. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt, der bei der Erhebung der Daten noch nicht absehbar war, herausstellen, dass die erhobenen Daten zu einem anderen Zweck verarbeitet oder an eine andere Stelle übermittelt werden sollen, dann ist diesbezüglich die betroffene Person erneut und über diesen Sachverhalt zu informieren.