Akteneinsicht in und außerhalb von Verwaltungsverfahren

Die Frage, inwieweit ein Bürger Einsicht in die bei einer Behörde geführten Akten nehmen kann, stellt sich insbesondere dann, wenn ein Bürger in einem ihn betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragsteller oder als sonst Beteiligter klären will, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten ihm zur Verfügung stehen.

Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren geführt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht allgemein in § 29 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG) geregelt.

Neben dieser allgemeinen Regelung gibt es jedoch noch eine Vielzahl von speziellen Regelungen, die für einzelne Bereiche das Akteneinsichtsrecht ganz oder teilweise spezifisch regeln. Auf diese besonderen Regelungen kann hier aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht näher eingegangen werden.

Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens kann ein Bürger Akteneinsicht beantragen. Allerdings entscheidet dann die aktenführende Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen über die Gewährung von Akteneinsicht. Insoweit hat ein Bürger einen Anspruch auf ermessensfehlerfreie Entscheidung über ein Einsichtsgesuch, soweit von ihm ein berechtigtes Interesse auf Akteneinsicht geltend gemacht wird.

Im Folgenden wird schwerpunktmäßig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt. Dieser Fall ist in der Verwaltungspraxis auch von besonderem Interesse.

 die aktenführende Behörde

Im Regelfall wird die/der an einem Verwaltungsverfahren Beteiligte keine weiteren Unterlagen vorlegen müssen, wenn Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragt wird, da sie/er der Behörde als Verfahrensbeteiligte/r bekannt ist. Allerdings kann es im Einzelfall erforderlich sein, darzulegen, inwieweit die begehrte Akteneinsicht zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Anders hingegen in den Fällen, in denen Einsicht in Akten begehrt wird, ohne dass dies im Rahmen eines laufenden Verwaltungsverfahrens erfolgt. Hier muss der die Akteneinsicht Begehrende sein berechtigtes Interesse gegenüber der aktenführenden Behörde darlegen.

Das Akteneinsichtsrecht besteht für die an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten. Dies sind vor allem:

• Antragsteller
• Antragsgegner
• Adressaten eines Verwaltungsaktes
• Vertragspartner eines öffentlich-rechtlichen Vertrags

Das Recht auf Akteneinsicht bezieht sich nur auf die das Verfahren betreffenden Akten und dabei auch nur, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der/des Beteiligten erforderlich ist.

Im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens umfasst das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht Entwürfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung.

Die Behörde ist nicht zur Gestattung der Akteneinsicht verpflichtet, soweit

• die Akteneinsicht die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der Behörde beeinträchtigt,
• das Bekanntwerden des Inhalts der Akten dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde oder
• Vorgänge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach, namentlich wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen, geheim gehalten werden müssen.

Eine Geheimhaltung wegen gesetzlicher Regelungen oder wegen berechtigter Interessen eines Dritten ergibt sich insbesondere aus dem Steuergeheimnis, dem Sozialgeheimnis, dem Datenschutz sowie daraus, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen sind. Ebenso unterliegt der Geheimhaltung dem Wesen nach die Privat- und Intimsphäre von dritten privaten Personen. Hierzu zählen in der Regel z.B. Angaben zu Einkommens- und Vermögensverhältnissen, familiären Verhältnissen oder ärztlichen Gutachten.

Allgemeine Regelungen

• § 29 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG)
• Nr. 113 und 21 des Verwaltungskostenverzeichnisses zu § 1 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung (AllgVwKostO)

Spezielle Regelungen (beispielhaft)

• § 72 Abs. 1 Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG)
• § 25 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)
• Hessisches Umweltinformationsgesetz (HUIG)

Die Akteneinsicht hat grundsätzlich bei der aktenführenden Behörde zu erfolgen. Der Beteiligte muss sich also zu der jeweiligen Behörde begeben. Der Antrag ist formlos und fristlos möglich. Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur bei Anwesenheit eines beaufsichtigenden Vertreters der Behörde gewährt wird. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Ebenso kann die Behörde im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen auch eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten (z.B. wenn ein Beteiligter in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnt). Dann können die Akten auf Antrag des Beteiligten an eine andere Behörde versandt werden und dort Akteneinsicht erfolgen. Akteneinsicht kann gegebenenfalls auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Wenn auf der Seite des an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten ein Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmächtigt ist, gilt auch in Bezug auf diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt. Allerdings kann die Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in seine Kanzlei gestattet wird oder die Übersendung der Akten dorthin erfolgt. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht jedoch nicht.

Insgesamt kann die Behörde über die Art und Weise der Akteneinsicht nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen. So kann die Behörde insbesondere auch über den Zeitpunkt der Akteneinsicht bestimmen. Allerdings muss die Akteneinsicht unter zumutbaren Bedingungen gewährt werden.

Die Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen ein konkretes Verfahren betreffenden Unterlagen (z.B. Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger).

Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der/dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren Vertreter ein Recht auf Akteneinsicht, sofern in diesen Fällen eine Vertretung stattfindet.

• Soweit Beteiligte Abschriften oder Ablichtungen aus der Akte herstellen lässt, haben sie die Kosten gegenüber der aktenführenden Behörde zu tragen, soweit dieser hierbei Kosten entstanden sind.
• Für das Versenden der Akte wird eine Gebühr von 12,00 Euro je Sendung erhoben.