Beschäftigte sofort zur Sozialversicherung melden (Sofortmeldung)

Als Arbeitgeber sind Sie in bestimmten Branchen verpflichtet, Ihre Beschäftigten vor Antritt einer Beschäftigung bei der Sozialversicherung anzumelden.

Wenn Sie Arbeitgeber sind und ein Unternehmen in den folgenden Wirtschaftsbereichen haben, müssen Sie für alle Ihre Beschäftigten vor Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung erstatten:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Sofortmeldung müssen Sie spätestens am ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers vor Aufnahme der Beschäftigung erstatten. Unterlassen Sie eine Sofortmeldung, ist das eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld bis zu EUR 25.000 geahndet werden.

Die Sofortmeldung müssen Sie für alle Ihre Beschäftigten abgeben, also zum Beispiel auch für Auszubildende, geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte.

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung.

Ausnahmen von der Sofortmeldepflicht

• Gemeinnützige Vereine: Sind Sie Vorstand eines Vereins oder Verbands sind, müssen Sie keine Sofortmeldung abgeben, wenn der Verein oder der Verband

  • überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt und
  • dies von Ihrem zuständigen Finanzamt anerkannt ist.

• Leiharbeitsfirmen: Arbeitgeber, die als Verleiher Dritten (Entleihern) Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer) im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit zur Arbeitsleistung überlassen, müssen keine Sofortmeldung abgeben. Da die entliehenen Arbeitnehmer in allen Wirtschaftsbereichen tätig sein können, lassen sich diese Arbeitgeber nicht eindeutig einem der genannten Wirtschaftsbereiche zuordnen.

Bei der Beurteilung von Arbeitgebern, die im Rahmen ihres Erwerbszweckes nur teilweise in den genannten Wirtschaftsbereichen tätig sind, ist für die Abgabe der Sofortmeldung

• der Unternehmenszweck sowie
• die wirtschaftliche Tätigkeit des überwiegenden Teils der Beschäftigten

maßgeblich. Stehen beide Kriterien in einem Widerspruch zueinander, dann ist der Zweck des Betriebs entscheidend.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Sofortmeldung abgeben müssen, dann können Sie bei der Einzugsstelle nachfragen. Für versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse ist das die zuständige Krankenkasse und bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale.

Zur Abgabe einer Sofortmeldung benötigen Sie

• Ihre Betriebsnummer und
• persönliche Angaben zum/zur Beschäftigten (Name, gegebenenfalls Ort und Tag der Geburt, Anschrift) aus einem amtlichen Dokument.

Formulare: keine
Onlineverfahren: ja, elektronische Ausfüllhilfen für Meldungen außerhalb des vollautomatisierten Entgeltabrechnungsverfahrens, z.B. "sv.net" 
Schriftform erforderlich: nein
Persönliches Erscheinen nötig: nein

Sie sind Arbeitgeber und Ihr Betrieb gehört zu einem der folgenden Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Sie müssen die Sofortmeldung elektronisch abgeben. Sie können die Sofortmeldung nicht per Brief, Telefax oder E-Mail vornehmen.

• Die Sofortmeldung kann von Ihnen als Arbeitgeber, durch Ihren Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum übermittelt werden.
• Wenn Sie ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, dann können Sie die Sofortmeldung im DEÜV-Meldeverfahren mit dem Abgabegrund "20" (Sofortmeldung) abgeben.
• Wenn Sie kein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, dann können Sie die Sofortmeldung über eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel "sv.net" abgeben.
• Die Sofortmeldung muss folgende Daten enthalten:
  • den Familien- und Vornamen,
  • die Versicherungsnummer,
  • die Betriebsnummer des Arbeitgebers und
  • den Tag der Beschäftigungsaufnahme.
• Wenn Sie die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht kennen, geben Sie zusätzlich den Tag und Ort der Geburt des Arbeitnehmers, die Anschrift und gegebenenfalls die Europäische Versicherungsnummer an.
• Die neue Versicherungsnummer wird Ihnen dann direkt von der Datenstelle der Rentenversicherung mitgeteilt.
• Fängt Ihr Arbeitnehmer doch nicht an, bei Ihnen zu arbeiten, dann müssen Sie die Sofortmeldung stornieren.
• Geben Sie eine Sofortmeldung fehlerhaft ab, zum Beispiel mit falschem Beschäftigungsbeginn, müssen Sie diese stornieren und eine neue, berichtigte Sofortmeldung abgeben.
• Die Sofortmeldung wird unmittelbar an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt und gespeichert.
• Zugriff auf die Sofortmeldung haben die Behörden der Zollverwaltung und die Prüfdienste der Rentenversicherung.

Hinweis: Die Beschäftigten müssen ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz bei der Arbeit dabei haben und vorzeigen können. Sie als Arbeitgeber müssen die Beschäftigten nachweislich und schriftlich darauf hinweisen.

Sofortmeldung abgeben: spätestens bei Beschäftigungsaufnahme

Annahme und Verarbeitung der gemeldeten Daten: innerhalb von 10 Minuten

Keine

Je nach Anbieter können für die Lohnsoftware oder für die Ausfüllhilfe Kosten entstehen.

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu EUR 25.000 geahndet werden.