Elektronische Rechnungen im Land Hessen
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt in Europa und in Deutschland immer mehr an Bedeutung, da die E-Rechnung zu erheblichen Effizienzgewinnen in der Rechnungsverarbeitung führt. Mit einer durchgehenden digitalen Verarbeitung können Prozesse optimiert und damit Kosten eingespart werden.
Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber der Mitgliedsstaaten dazu, elektronische Rechnungen anzunehmen, wenn diese einer europäischen Norm entsprechen.
Die europäische Union hat dazu eine europäische Norm für elektronische Rechnungen veröffentlicht (EN 16931-1:2017), in der unter anderem geregelt wird, welche Felder eine Rechnung enthalten muss und wie die Datei zur Übertragung der elektronischen Rechnung strukturiert sein muss.
Die europäische Norm wurde in eine DIN-Norm übertragen.
Das Land Hessen hat zur Umsetzung der EU-Richtlinie mit § 17 Abs. 4 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung und zur Änderung verwaltungsverfahrens- und verwaltungsvollstreckungsrechtlicher sowie datenschutzrechtlicher Vorschriften und glücksspielrechtlicher Zuständigkeiten, vom 12. September 2018 (GVBI. I S. 570) die wesentlichen rechtlichen Verpflichtungen aus der Richtlinie 2014/55/EU sowie des Anwendungsbereichs normiert.
Mit einer E-Rechnungs-Verordnung erfolgte auf der Basis des neu geschaffenen § 5 Absatz 2 Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG, siehe obiger Link) der zweite Verfahrensschritt zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Diese Verordnung ist notwendig, um die im Rahmen eines privatrechtlichen Normungsverfahrens durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) als europäische Norm festgelegten Vorgaben auf rechtliche Grundlage zu heben.
Zudem regelt die E-Rechnungsverordnung die von der Richtlinie eingeräumten Ausnahmebereiche (GVBl. I S. 254).
Was ändert sich für Hessens Lieferanten?
Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen haben, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, ab dem 18. April 2020 die Möglichkeit E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Hessen zu senden.
Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte die Details zur Übersendung der E-Rechnungen sowie den zu nutzenden Übertragungsweg beim jeweiligen öffentlichen Auftraggeber. Die Rechnungen können in verschiedenen Formaten mindestens per E-Mail gesendet werden.
Ab dem 18.April 2024 müssen die Lieferanten der öffentlichen Auftraggeber in Hessen elektronische Rechnungen stellen.
Was ändert sich für die öffentlichen Auftraggeber in Hessen?
Ab dem 18. April 2020 haben Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht, E-Rechnungen zu senden. Demensprechend haben die öffentlichen Auftraggeber in Hessen die Pflicht, Rechnungen anzunehmen.
Öffentliche Auftraggeber haben die Aufgabe, ihre Vertragspartner über die mit der elektronischen Rechnung zu übersendenden Daten und die möglichen Übertragungswege zu informieren – dies kann sowohl proaktiv z. B. über die Veröffentlichung auf einer Internetseite oder über Informationsschreiben geschehen.
Für die Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung in Hessen wurde die Annahmemöglichkeit in das Landesreferenzmodell Rechnungswesen integriert. Somit steht für diese Dienststellen ein integriertes Medienbruchfreies Verfahren zur Verfügung.
FAQ E-Rechnung
Unser Ziel ist es, unseren Lieferanten ein unkompliziertes und bequemes Abrechnungsverfahren zu bieten. Diese FAQ-Liste beantwortet häufig aufkommende Fragen zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen).
Ab dem 18.04.2024 bieten wir auch eine Lösung an, mit der Sie uns eine Rechnung mit mehreren und/oder großen Anhängen (bis zu 100MB) zur Verfügung stellen können. Den Zugangslink finden Sie hier.
Stand: 29.02.2024
Häufig gestellte Fragen:
Eine E-Rechnung ist nach dem Hessischen E-Government-Gesetz (§ 2 Nr. 2 HEGOVG) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Das Datenformat muss den europäischen und hessischen Standards entsprechen sowie der EN-16931-Norm und der hessischen E-Rechnungs-Verordnung.
Für die Übermittlung an das E-Mail-Postfach e-rechnung@ekrw.hessen.de ist grundsätzlich der Standard E-Rechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.
Der Rechnungssteller darf selbstständig zwischen den Formaten entscheiden.
Eine Rechnung als PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung und ist daher ab dem 18. April 2024 nicht mehr zulässig.
Spezielle Ausnahmen und Sonderregelungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Ausnahmen / Sonderregelungen“.
Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von § 2 Abs. 1 E-Rech-V, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Nach § 2 Abs. 6 E-Rech-V steht eine elektronische Gutschrift einer elektronischen Rechnung gleich.
Ab dem 18. April 2024 müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Hessen ausschließlich E-Rechnungen stellen. Dies ist bereits seit dem 18. April 2020 möglich, wird nun aber zur Pflicht.
Rechnungen können dann zurückgewiesen werden, wenn sie grundlegende Anforderungen nicht erfüllen. Das kann passieren, wenn
- die E-Rechnung nicht dem gültigen Standard X-Rechnung entspricht.
- Eine E-Rechnung, die keine gültige E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten der rechnungsstellenden Stelle enthält. Diese ist für Benachrichtigungen zwingend erforderlich ist. Eine E-Mail-Adresse ist nicht geeignet, wenn es sich um eine Noreply-E-Mail-Adresse handelt.
- mindestens eine Datei mit Viren o.Ä. belastet ist (beachten Sie bitte, dass hierzu erzeugte Benachrichtigungsmails manchmal von den Empfangssystemen als Spam betrachtet werden können).
Rechnungen, die den Anforderungen der E-Rech-V nicht entsprechen, werden vorerst technisch nicht abgelehnt. Eine fachliche Ablehnung obliegt den verantwortlichen Vertragspartnern in den Dienststellen (Rechnungsempfängern).
Die in der E-Rechnung erforderlichen Angaben entnehmen Sie bitte den aktuellen Lieferanteninformationen unter „Wichtige Informationen für Rechnungssteller“.
Ausführliche Informationen zum Inhalt und den entsprechenden Informationselementen finden Sie auf der Seite der KoSITunter „Spezifikation XRechnung“.
Für das Land Hessen ist der Rechnungsstandard XRechnung anzuwenden oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist. Weiterhin sind zwei Syntaxen zulässig:
- Universal Business Language (UBL) und
- UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)
Sie benötigen eine Software, die die Anforderungen zur Rechnungserstellung im E-Rechnung-Format erfüllt oder ein anderes zugelassenes Format nach § 2 Hessischer E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V). Vielleicht erfüllt Ihr Rechnungsprogramm diese Anforderungen bereits? Alternativ können Dienstleister die Erstellung und den Versand übernehmen.
Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten. Sie dürfen festlegen, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich vor deren Nutzung mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBI. I S. 3122, 3138) elektronisch identifiziert. Rechnungsstellern sind in geeigneter Weise die Zugangswege, die für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitgestellt werden, und die Bedingungen für deren Nutzung mitzuteilen. Bietet der Rechnungsempfänger zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen einen Webservice an, so muss der Rechnungsempfänger mindestens die Einlieferung von elektronischen Rechnungen unter Nutzung der Transportinfrastruktur Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) anbieten.
Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht gilt (§3 (4) E-Rech-V):
- Bar- und Sofortzahlungen,
- Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9 E-Rech-V,
- Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer,
- Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.
Bei dieser Ausnahme gemäß § 3 Abs. 4 Nr. 3 der E-Rech-V Hessen geht es um Direktaufträge gemäß § 14 UVgO. Gemäß dieser Regelung können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer beschafft werden, ohne dass ein förmliches Vergabeverfahren durchgeführt werden muss (Direktauftrag). Daher sind gemäß § 3 Abs. 4 Nr. 3 der E-Rech-V Hessen Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer von der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung befreit. Es ist wichtig zu beachten, dass der Wert des Auftrags gemäß den Vergabebestimmungen maßgeblich ist und nicht der Wert einer einzelnen Rechnung.
Es liegt in der Verantwortung der Buchungskreise bzw. Dienststelle, zu prüfen, ob es sich bei einer Rechnung um einen Direktauftrag ohne Vergabeverfahren bis zu einem Betrag von 1.000 € ohne Umsatzsteuer handelt.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, mit dem öffentliche Stellen und Lieferanten elektronische Dokumente einfach und kostengünstig austauschen können.
Von der EU initiiert, soll PEPPOL europaweit eine Infrastruktur mit einheitlichen Prozessen und Formaten bereitstellen. Die Idee hinter PEPPOL ist, dass jedes Unternehmen in Europa mit jedem öffentlichen Auftraggeber elektronische Nachrichten austauschen kann. Nachrichten umfassen dabei Geschäftsdokumente wie Kataloge, Lieferantendokumentationen, Bestellungen und natürlich Rechnungen.
Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die einer bestimmten Behörde eindeutig zugeordnet werden kann. Sie fungiert als Adresse für E-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift der rechnungsempfangenden Stelle bei herkömmlichen Papierrechnungen.
Die Adressierung der E-Rechnung ist ein integraler Bestandteil des strukturierten Datensatzes. Wichtig dabei ist die Angabe der Leitweg-ID, um sicherzustellen, dass die Rechnung die richtige Empfangsstelle erreicht. Rechnungen werden zurückgewiesen, wenn die E-Rechnung keine gültige Leitweg-ID hat. Die Mitteilung der Leitweg-ID erfolgt von der auftraggebenden Dienststelle.
Alle Verträge, die am 16. April 2020 bestanden haben, bleiben während ihrer Laufzeit unverändert. Die Verordnung zur E-Rechnungspflicht gilt während dieser Zeit nicht für sie. Verträge, die zu diesem Zeitpunkt unbefristet waren, bleiben ebenfalls vorerst unverändert, aber diese Übergangsfrist ist bereits abgelaufen. Folglich sind nur die Verträge, die am 16. April 2020 bestanden und eine Laufzeit haben, von der Verordnung ausgenommen. Alle anderen Verträge, unterliegen den Regelungen der Verordnung ab dem 18. April 2024.
Rechnungsempfänger sind gemäß § 2 Abs. 4 E-Rech-V (E-Rechnungsverordnung) alle dem Land Hessen im Sinne des § 159 Abs. 2 und Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), zuletzt geändert durch Gesetz vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), zuzuordnenden Auftraggeber für die eine Vergabekammer des Landes Hessen zuständig ist.
Rechnungssteller sind gemäß § 2 Abs. 3 E-Rech-V alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Abs. 4 ausstellen und übermitteln.
Lieferanten müssen ab dem 18. April 2024 elektronische Rechnung an die öffentlichen Auftraggeber in Hessen stellen.
Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- a) eine Identifikationsnummer nach Vorgabe des Auftraggebers,
- b) die Bankverbindungsdaten,
- c) die vereinbarten Zahlungsbedingungen und
- d) eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Zusätzliche Angaben:
- e) die Lieferantennummer,
- f) eine Bestellnummer.
Wenn diese mit der Beauftragung mitgeteilt wurde.
- Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten.
- Elektronische Rechnungen sollen elektronisch auf ihre formale Fehlerlosigkeit und je nach Zugangsweg ggf. auf eine für den gewählten Zugangsweg gültige Identifikationsnummer geprüft werden. Wird dabei die Fehlerlosigkeit festgestellt, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender darüber zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte Rechnung soll elektronisch abgelehnt werden.
- Elektronische Rechnungen, die weder per E-Mail noch auf einem der in § 2 Abs. 3 e-Rechnungsverordnung genannten weiteren Zugangswege übermittelt werden, darf der Empfänger ablehnen (weitere Informationen unter E-Rechnungsverordnung).
Für diese Auftraggeber gilt ebenfalls das Hessische E-Government-Gesetz und die Hessische E-Rechnungsverordnung.
Fragen zum Rechnungsversand
Sie können Ihre E-Rechnung per E-Mail direkt versenden. Achten Sie bitte darauf, dass der Standard E-Rechnung (XML-Format/aktuelles Rechnung-konformes ZUGFeRD-Format) eingehalten wird.
Um sicherzustellen, dass die E-Mail-Kommunikation zwischen Auftraggebern und Lieferanten reibungslos verläuft, empfehlen wir keine No-Reply-Adressen zu verwenden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass automatisierte Antworten nicht an die Absenderadresse zugestellt werden.
Die Nutzung von PEPPOL ist in der hessischen Landesverwaltung noch nicht möglich.
Ja – Anhänge bis insgesamt 22 Megabyte Datenvolumen sind möglich, müssen aber in die XML-Datei der E-Rechnung eingebettet werden. Die E-Rechnung-Erstellungssoftware erlaubt in der Regel, Anlagen wie zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) in die Rechnung einzubetten (BG-24).
Fügen Sie neben E-Rechnungen keine anderen Anhänge an das E-Mail-Anschreiben an. Jede E-Mail soll nur eine E-Rechnung als Anhang enthalten.
Nein. Das Versenden von E-Rechnungen als ZIP-Dateien oder anderen Datei-Komprimierungen ist nicht zulässig.
Weiterführende Informationen zu E-Rechnungen
Eine E-Rechnung ist nach EU-Norm ein allgemeiner Begriff für eine Rechnung im digitalen Format, die elektronisch übermittelt und empfangen wird. Die E-Rechnung basiert auf einem strukturierten XML-Format, das vorrangig für maschinelles Lesen entwickelt wurde. Durch die Verwendung von Visualisierungsprogrammen können die Daten aber auch für Personen lesbar dargestellt werden. Diese Rechnung ist so gestaltet, dass Daten nahtlos in Computersysteme importiert werden können, ohne dabei Informationsverluste zu haben.
Die XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der EU-Norm EN 16931 und wird in Deutschland verwendet, um die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber zu erfüllen. Jedes Land in der EU hat eine eigene, spezifische Umsetzung dieser Norm, um länderspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.
XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Dieser Standard setzt die Richtlinie 2014/55/EU um und wird maßgeblich von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben. Die KoSIT koordiniert auch die Weiterentwicklung von XRechnungen unter Einbeziehung von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.
Mehr Informationen zur XRechnung gibt es auf der Website der KoSIT (https://xeinkauf.de/xrechnung/).
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, sogenanntes hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert.
Es wurde vom Forum elektronischer Rechnungen Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931. Bei der Entwicklung von ZUGFeRD 2.2.0 wurde auch die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN-CEFACT und die ISO-Norm 19005-3-2012 berücksichtigt.
Für weitere Informationen zu ZUGFeRD-Rechnungen können Sie die Website besuchen: https://www.ferd-net.de/
E-Rechnung als E-Mail versendet
E-Rechnungen dürfen inklusive Anlagen eine maximale Dateigröße von 22 Megabyte besitzen, wenn sie per Mail versendet werden.
E-Rechnung als Web-Upload
Bei einem Upload im Verwaltungsportal darf eine E-Rechnung inkl. Anlagen die Größe von 100 Megabyte nicht überschreiten (kein ZUGFeRD-Format).
Support und Ressourcen
Bei technischen Fragen und Problemen bei der Rechnungserstellung in Bezug auf die Konformität zu E-Rechnungen, wenden Sie sich an Ihren jeweiligen Softwareanbieter.
Ebenso können Sie wichtige Informationen auf der Seite der Koordinierungsstelle für IT-Standards entnehmen (siehe unter „Links und Downloads“).
Wenden Sie sich zur Beantwortung fachlicher Fragen direkt an die auftraggebende Dienststelle beziehungsweise an Ihren Vertragspartner.
Technische Störungen sowie erforderliche Anpassungen sind zunächst dem Anwendungsbetreuer Rechnungswesen in der Dienststelle zu melden.
Um eine Bearbeitung entsprechend zeitnah vornehmen zu können, vergessen Sie nicht Screenshots und Leitweg-ID beizufügen.
Der fachliche Support kann keine inhaltlichen Fragen zur Rechnungsstellung beantworten. Also beispielsweise Fragen, wie ein bestimmtes Feld auszufüllen oder ob ein spezieller Sachverhalt zu erwähnen ist. Nehmen Sie in solchen Fällen direkt mit der auftraggebenden Dienststelle Kontakt auf.
Technische Störungen sowie erforderliche Anpassungen sind zunächst dem Anwendungsbetreuer Rechnungswesen in der Dienststelle zu melden.
Um eine Bearbeitung entsprechend zeitnah vornehmen zu können, vergessen Sie nicht Screenshots beizufügen.
Der technische Support kann keine inhaltlichen Fragen zur Rechnungsstellung beantworten. Also beispielsweise Fragen, wie ein bestimmtes Feld auszufüllen oder ob ein spezieller Sachverhalt zu erwähnen ist. Nehmen Sie in solchen Fällen direkt mit der auftraggebenden Dienststelle Kontakt auf.