Elektronische Rechnungen im Land Hessen

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt in Europa und in Deutschland immer mehr an Bedeutung, da die E-Rechnung zu erheblichen Effizienzgewinnen in der Rechnungsverarbeitung führt. Mit einer durchgehenden digitalen Verarbeitung können Prozesse optimiert und damit Kosten eingespart werden.

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber der Mitgliedsstaaten dazu, elektronische Rechnungen anzunehmen, wenn diese einer europäischen Norm entsprechen.

Die europäische Union hat dazu eine europäische Norm für elektronische Rechnungen veröffentlicht (EN 16931-1:2017), in der unter anderem geregelt wird, welche Felder eine Rechnung enthalten muss und wie die Datei zur Übertragung der elektronischen Rechnung strukturiert sein muss.

Die europäische Norm wurde in eine DIN-Norm übertragen.

Das Land Hessen hat zur Umsetzung der EU-Richtlinie mit § 17 Abs. 4 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung und zur Änderung verwaltungsverfahrens- und verwaltungsvollstreckungsrechtlicher sowie datenschutzrechtlicher Vorschriften und glücksspielrechtlicher Zuständigkeiten, vom 12. September 2018 (GVBI. I S. 570) die wesentlichen rechtlichen Verpflichtungen aus der Richtlinie 2014/55/EU sowie des Anwendungsbereichs normiert.

Mit einer E-Rechnungs-Verordnung erfolgte auf der Basis des neu geschaffenen § 5 Absatz 2 Hessisches E-Government-Gesetz (HEGovG, siehe obiger Link) der zweite Verfahrensschritt zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Diese Verordnung ist notwendig, um die im Rahmen eines privatrechtlichen Normungsverfahrens durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) als europäische Norm festgelegten Vorgaben auf rechtliche Grundlage zu heben.

Zudem regelt die E-Rechnungsverordnung die von der Richtlinie eingeräumten Ausnahmebereiche (GVBl. I S. 254).

Was ändert sich für Hessens Lieferanten?

Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen haben, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, ab dem 18. April 2020 die Möglichkeit E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Hessen zu senden.

Soweit der öffentliche Auftraggeber Sie hierzu nicht von sich heraus informiert, erfragen Sie bitte die Details zur Übersendung der E-Rechnungen sowie den zu nutzenden Übertragungsweg beim jeweiligen öffentlichen Auftraggeber. Die Rechnungen können in verschiedenen Formaten mindestens per E-Mail gesendet werden.

Ab dem 18.April 2024 müssen die Lieferanten der öffentlichen Auftraggeber in Hessen elektronische Rechnungen stellen.

Was ändert sich für die öffentlichen Auftraggeber in Hessen?

Ab dem 18. April 2020 haben Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht, E-Rechnungen zu senden. Demensprechend haben die öffentlichen Auftraggeber in Hessen die Pflicht, Rechnungen anzunehmen.

Öffentliche Auftraggeber haben die Aufgabe, ihre Vertragspartner über die mit der elektronischen Rechnung zu übersendenden Daten und die möglichen Übertragungswege zu informieren – dies kann sowohl proaktiv z. B. über die Veröffentlichung auf einer Internetseite oder über Informationsschreiben geschehen.

Für die Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung in Hessen wurde die Annahmemöglichkeit in das Landesreferenzmodell Rechnungswesen integriert. Somit steht für diese Dienststellen ein integriertes Medienbruchfreies Verfahren zur Verfügung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung:

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne des HEGovG?

Gemäß § 2 Nr. 2 HEGovG (Hessisches E-Government-Gesetz) ist eine Rechnung elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V)?

Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von § 2 Abs. 1 E-Rech-V, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Nach § 2 Abs. 6 E-Rech-V steht eine elektronische Gutschrift einer elektronischen Rechnung gleich.

Welcher Rechnungsstandard ist im Land Hessen anzuwenden?

Für das Land Hessen ist der Rechnungsstandard XRechnung anzuwenden oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist. Weiterhin sind zwei Syntaxen zulässig:

• Universal Business Language (UBL) und
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Welche Übertragungswege für elektronische Rechnungen sind möglich?

Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten. Sie dürfen festlegen, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich vor deren Nutzung mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBI. I S. 3122, 3138) elektronisch identifiziert. Rechnungsstellern sind in geeigneter Weise die Zugangswege, die für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitgestellt werden, und die Bedingungen für deren Nutzung mitzuteilen. Bietet der Rechnungsempfänger zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen einen Webservice an, so muss der Rechnungsempfänger mindestens die Einlieferung von elektronischen Rechnungen unter Nutzung der Transportinfrastruktur Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) anbieten.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, mit dem öffentliche Stellen und Lieferanten elektronische Dokumente einfach und kostengünstig austauschen können.
Von der EU initiiert, soll PEPPOL europaweit eine Infrastruktur mit einheitlichen Prozessen und Formaten bereitstellen. Die Idee hinter PEPPOL ist, dass jedes Unternehmen in Europa mit jedem öffentlichen Auftraggeber elektronische Nachrichten austauschen kann. Nachrichten umfassen dabei Geschäftsdokumente wie Kataloge, Lieferantendokumentationen, Bestellungen und natürlich Rechnungen.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID (Identifikationsnummer) ist ein Identifikator des Rechnungsempfängers im Kontext von E-Rechnungen. Die Systematik ist bundeseinheitlich. Behörden bzw. öffentliche Auftraggeber können mehrere Leitweg-ID besitzen und so den Rechnungseingang differenziert gestalten.

Die öffentlichen Auftraggeber im Land Hessen sind für die Mitteilung der zu verwendenden Leitweg-IDs zuständig sofern sie diese nutzen möchten. In Hessen werden keine Leitweg-IDs zentral vergeben oder zugeteilt. Es können auch andere Identifikationsnummern durch die öffentlichen Auftraggeber vergeben werden, die nicht der Leitweg-ID entsprechen.

Was ist ein Rechnungsempfänger?

Rechnungsempfänger sind gemäß § 2 Abs. 4 E-Rech-V (E-Rechnungsverordnung) alle dem Land Hessen im Sinne des § 159 Abs. 2 und Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), zuletzt geändert durch Gesetz vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), zuzuordnenden Auftraggeber für die eine Vergabekammer des Landes Hessen zuständig ist.

Wer sind Rechnungssteller?

Rechnungssteller sind gemäß § 2 Abs. 3 E-Rech-V alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Abs. 4 ausstellen und übermitteln.

Ab wann können Lieferanten an die öffentlichen Auftraggeber im Land Hessen elektronische Rechnungen stellen?

Lieferanten können ab dem 18. April 2020 elektronische Rechnung an die öffentlichen Auftraggeber in Hessen stellen.

Ab wann müssen Lieferanten an die öffentlichen Auftraggeber im Land Hessen elektronische Rechnungen stellen?

Lieferanten müssen ab dem 18. April 2024 elektronische Rechnung an die öffentlichen Auftraggeber in Hessen stellen.

Was müssen die Rechnungssteller beachten?

Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• a) eine Identifikationsnummer nach Vorgabe des Auftraggebers,
• b) die Bankverbindungsdaten,
• c) die vereinbarten Zahlungsbedingungen und
• d) eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Zusätzliche Angaben:

• e) die Lieferantennummer,
• f)  eine Bestellnummer.

Wenn diese mit der Beauftragung mitgeteilt wurde.

Was müssen öffentliche Auftraggeber des Landes Hessen beachten?

• Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten.
• Elektronische Rechnungen sollen elektronisch auf ihre formale Fehlerlosigkeit und je nach Zugangsweg ggf. auf eine für den gewählten Zugangsweg gültige Identifikationsnummer geprüft werden. Wird dabei die Fehlerlosigkeit festgestellt, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender darüber zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte Rechnung soll elektronisch abgelehnt werden.
• Elektronische Rechnungen, die weder per E-Mail noch auf einem der in § 2 Abs. 3 e-Rechnungsverordnung genannten weiteren Zugangswege übermittelt werden, darf der Empfänger ablehnen (weitere Informationen unter E-Rechnungsverordnung).

Was müssen öffentliche Auftraggeber in Hessen beachten, die im Rahmen der Organleihe für den Bund arbeiten?

Für diese Auftraggeber gilt ebenfalls das Hessische E-Government-Gesetz und die Hessische E-Rechnungsverordnung.