Steuerliche Behandlung von Tagespflegepersonen

Für Tagesmütter und Tagesväter (Tagespflegepersonen) gelten bezüglich ihrer Einkünfte bestimmte Regelungen. Tagespflegepersonen sind in der Regel selbständig tätig. Nicht nur von privater, sondern auch von öffentlicher Seite (z. B. Land, Kommune, Jugendamt) gezahlte Vergütungen für die Betreuung von Kindern gehören zu den einkommensteuerpflichtigen Einnahmen. Dies gilt unabhängig von der Zahl der betreuten Kinder.

Ob sich im Einzelfall tatsächlich eine steuerliche Belastung ergibt, hängt aber davon ab, ob das gesamte Jahreseinkommen die steuerlichen Freibeträge überschreitet (siehe auch „Wann und in welcher Höhe fallen Steuern an?“).

Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten steuerlichen Rahmenbedingungen erläutern und die am häufigsten gestellten Fragen beantworten.

Tagespflegeperson und Kinder
Tagespflegeperson und Kinder
Was muss ich bei Beginn meiner neuen Tätigkeit bei dem ersten Kontakt mit dem Finanzamt beachten?

Da Sie als Tagespflegeperson eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie dies innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitteilen, in dessen Bezirk Sie wohnen. Diese schriftliche Mitteilung kann formlos erfolgen. Im Anschluss daran erhalten Sie den Vordruck „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder landwirtschaftlichen Tätigkeit oder Beteiligung an einer Personengesellschaft/-gemeinschaft“ zugesandt, den Sie ausgefüllt bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen müssen. Sie können den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auch im Vorfeld im Vordruckangebot auf den Internetseiten des Hessischen Ministeriums der Finanzen herunterladen oder diesen Fragebogen mit Hilfe von "Mein ELSTER" (vorherige Registrierung erforderlich) an das für Sie zuständige Finanzamt elektronisch übermitteln.

Im Fragebogen selbst müssen Sie Angaben zu Ihren persönlichen und betrieblichen Verhältnissen machen. Die Fragen betreffen u. a. die Art der ausgeübten Tätigkeit und den Zeitpunkt der Betriebseröffnung. Ebenso wird nach weiteren Einkünften von Ihnen und ggf. Ihrem Ehegatten gefragt. Füllen Sie bitte in jedem Fall den Fragebogen sorgfältig aus, damit das Finanzamt die zutreffenden steuerlichen Folgerungen ziehen kann. Anhand dieser Angaben wird das Finanzamt Ihnen dann eine Steuernummer erteilen und beispielsweise prüfen, ob und in welcher Höhe Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten sind.

Weitere ausführliche Informationen zum ersten Kontakt mit dem Finanzamt, zu Steuerarten und Steuererklärungen sowie zum Zahlungsverkehr mit dem Finanzamt finden Sie in dem Steuerwegweiser für Existenzgründer, der vom Hessischen Ministerium der Finanzen herausgegeben wird.

Das Hessische Ministerium für Soziales und Integration hat zudem einen Flyer „Werden Sie Tagesmutter/Tagesvater“ veröffentlicht, der Ihnen unter anderem aufzeigt, wie Sie Kontakt zu interessierten Familien bekommen, wie viele Kinder Sie betreuen dürfen oder wie Sie sich qualifizieren können.

Muss ich ein Gewerbe anmelden und Gewerbesteuer zahlen?

Nein. Die Kindertagespflege stellt kein Gewerbe im Sinne des § 6 Gewerbeordnung dar. Eine Gewerbeanmeldung ist daher nicht vorzunehmen. Es fällt auch keine Gewerbesteuer an, weil durch die Kindertagespflege eine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt wird.

Was muss ich bei der Umsatzsteuer beachten?

Die Leistungen von Betreuungspersonen in der Kindertagespflege sind nach § 4 Nr. 25 des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit, wenn die Betreuungsperson eine Erlaubnis zur Kindertagespflege nach § 43 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII) vorweisen kann. Besitzt die Betreuungsperson keine Erlaubnis nach § 43 SGB VIII (weil sie z. B. im Haushalt der Erziehungsberechtigten tätig ist), sind die Umsätze ebenfalls steuerfrei, wenn ihre Eignung durch den Jugendhilfeträger festgestellt wurde. Die Befreiung greift auch, wenn eine Erlaubnis nach § 45 SGB VIII (Erlaubnis für den Betrieb einer Einrichtung, in der Kinder oder Jugendliche ganztägig oder für einen Teil des Tages betreut werden oder Unterkunft erhalten) besteht.

Was muss bei der Einkommensteuer versteuert werden?

Es muss nur der Gewinn versteuert werden, der sich anhand eines Betriebsvermögensvergleichs oder als Unterschiedsbetrag zwischen den zugeflossenen Betriebseinnahmen und den abgeflossenen Betriebsausgaben (Einnahmenüberschussrechnung) ermittelt. Der Gewinn ist in Ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben. Einzelheiten hierzu finden Sie in dem Steuerwegweiser für Existenzgründer (Tz. B.2.3.3 und B.2.3.4), der vom Hessischen Ministerium der Finanzen herausgegeben wird.

Was zählt alles zu den Betriebseinnahmen?

Zu den Betriebseinnahmen zählen grundsätzlich alle Gelder, die den Tagespflegepersonen von privater Seite (z. B. Elternbeitrag) bzw. öffentlicher Seite (z. B. Land, Kommune, vertreten durch Träger der Jugendhilfe, Jugendamt) für die Betreuungstätigkeit zufließen. Soweit keine Steuerbefreiung vorliegt, sind sämtliche Betriebseinnahmen auch steuerpflichtig.

Nach diesen Grundsätzen stellen beispielsweise auch die Mittel aus der Förderung der Kindertagespflege nach § 32a des Hessischen Kinder- und Jugendhilfegesetzbuches (HKJGB) steuerpflichtige Betriebseinnahmen dar.

Steuerfrei nach § 3 Nr. 9 EStG und damit nicht gewinnerhöhend sind dagegen die vom Träger der öffentlichen Jugendhilfe geleisteten Erstattungen für Beiträge zu einer Unfallversicherung, die Erstattungen zu einer angemessenen Alterssicherung und zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung nach § 23 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 und 4 SGB VIII. Gleiches gilt für die Investitionszuschüsse nach den Investitionsprogrammen „Kinderbetreuungsfinanzierung“ (siehe hierzu Frage 6).

Was hat es mit den Investitionszuschüssen auf sich?

Seit dem 1. August 2013 haben Kinder ab Vollendung ihres ersten bis zur Vollendung ihres dritten Lebensjahres einen Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz in einer Kita oder Kindertagespflege.

Gefördert werden im Rahmen des Investitionsprogramms „Kinderbetreuungsfinanzierung“ 2018-2020 erforderliche Investitionen, die der Schaffung neuer oder Erhaltung im Bestand gefährdeter Betreuungsangebote für Kinder bis zum Schuleintritt dienen. Förderfähig sind – neben Baumaßnahmen und Ausstattungsvorhaben in Kindertageseinrichtungen – auch   Renovierungsmaßnahmen und Ausstattungsinvestitionen in Kindertagespflegestellen.

Die Förderung erfolgt im Wege von Festbeträgen pro Tagespflegeperson (bis zu 2.000 € für Renovierungsmaßnahmen) bzw. pro Platz (bis zu 500 € für Ausstattungsinvestitionen), beträgt jedoch nicht mehr als 90 % der tatsächlich zuwendungsfähigen Kosten.

Anträge sind über die zuständigen Jugendämter zu stellen, die Mittel aus diesem Programm müssen bis 31. Dezember 2019 bewilligt werden. Informationen über die Antragsfrist bei Ihrem zuständigen Jugendamt erhalten Sie dort.

Die aktuellsten Informationen zur Investitionsförderung finden Sie immer hier.

Diese Fördergelder, die den Tagespflegepersonen auf Grundlage des Gesetzes über Finanzhilfen des Bundes zum Ausbau der Tagesbetreuung für Kinder gewährt werden, sind nach einem Beschluss der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder von der Einkommensteuer befreit und zählen daher nicht zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen. Allerdings dürfen die Aufwendungen, die mit diesen steuerfreien Zuschüssen in unmittelbarem Zusammenhang stehen, nicht als Betriebsausgaben (vgl. auch Frage 8) abgezogen werden.

Führt die Zahlung von Mietzuschüssen oder die verbilligte Vermietung zu Betriebseinnahmen?

Die direkten Mietzuschüsse, die Sie von dritter Seite für die Anmietung von Betreuungsräumen erhalten, gehören zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen.

Bei einer verbilligten Überlassung von Betreuungsräumen (beispielsweise durch die Kommunen) sind hingegen keine fiktiven Betriebseinnahmen in Höhe der Differenz zwischen der ortsüblichen und der tatsächlich gezahlten Miete anzusetzen. Sofern in diesen Fällen bei gewählter Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung die Geltendmachung von Betriebsausgabenpauschalen beabsichtigt ist, sollten Sie sich mit dem für Sie zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen.

Was zählt alles zu den Betriebsausgaben?

Zu den Betriebsausgaben zählen alle Aufwendungen, die durch die Betreuungstätigkeit veranlasst sind. Keine Betriebsausgaben sind allerdings die von der Kindertagespflegeperson gezahlten Beiträge zur Alterssicherung, Unfallversicherung und zu einer angemessenen Kranken- und Pflegeversicherung.

Zu den Betriebsausgaben einer Kindertagespflegeperson gehören zum Beispiel folgende tätigkeitsbezogene Aufwendungen für

  • Nahrungsmittel für die Kinder, Ausstattungsgegenstände (Mobiliar), Beschäftigungsmaterialien, Fachliteratur, Hygieneartikel,
  • Miete und Betriebskosten der zur Kinderbetreuung genutzten Räumlichkeiten,
  • Kommunikationskosten,
  • Weiterbildungskosten,
  • Beiträge für Versicherungen, soweit unmittelbar mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehend,
  • Fahrtkosten,
  • Freizeitgestaltung mit den Kindern.

Soweit die Betriebsausgaben mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbaren Zusammenhang stehen, ist ein steuermindernder Abzug im Rahmen der Gewinnermittlung nicht möglich (vgl. insoweit auch Frage 5).

Weitere Einzelheiten finden Sie in dem Steuerwegweiser für Existenzgründer (Tz. B.2.3.7 bis B.2.3.12), der vom Hessischen Ministerium der Finanzen herausgegeben wird.

Zudem gibt es eine Besonderheit: Tagespflegepersonen können bei Gewinnermittlung durch eine Einnahmenüberschussrechnung die Betriebsausgaben entweder über eine Einzelauflistung der tatsächlich gezahlten Ausgaben oder in Form einer Pauschale geltend machen.

Was ist der Vorteil der Betriebsausgabenpauschale?

Pauschalen vereinfachen die Steuererklärung und vermeiden das umständliche Auflisten von Einzelausgaben sowie das Sammeln von Belegen. Tagespflegepersonen können anstatt der tatsächlichen Ausgaben die Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder und ggf. die Betriebsausgabenpauschale für Freihalteplätze geltend machen.

Wie sind die Voraussetzungen für den Abzug der Betriebsausgabenpauschalen?

Es können entweder die Betriebsausgabenpauschalen in Anspruch genommen oder die tatsächlichen Betriebsausgaben abgezogen werden. Neben den Betriebsausgabenpauschalen ist ein zusätzlicher Abzug tatsächlicher Betriebsausgaben damit nicht zulässig.

Findet die Betreuung im Elternhaus des Kindes oder in anderen z. B. von der Gemeinde unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten statt, dürfen die nachfolgenden Betriebsausgabenpauschalen nicht abgezogen werden. In diesen Fällen sind die Betriebsausgaben einzeln nachzuweisen.

Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder und wie ist sie aufzuteilen?

Die eigens für Tagespflegepersonen geschaffene Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder beträgt 300 € pro vollzeitbetreutem Kind und Monat.

Die Pauschale bezieht sich auf eine Betreuungszeit von acht Stunden und mehr pro Kind und Tag bei fünf Betreuungstagen in der Woche (= wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden). Bei einer Betreuung von weniger Stunden am Tag ist die Pauschale anteilig zu kürzen. Ein Abzug der Betriebsausgabenpauschale ist im Übrigen nur bis zur Höhe der Betriebseinnahmen möglich, d. h. es darf durch den Abzug der Betriebsausgabenpauschale kein Verlust entstehen.

Der monatlichen Betriebsausgabenpauschale von 300 € liegt eine wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden zu Grunde. Bei einer geringeren Betreuungszeit wird sie anteilig gekürzt. Berechnet werden kann dies für jedes betreutes Kind ganz einfach folgendermaßen:

a) Berechnungsformel:

300 € x vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit (max. 40 Stunden)
(8 Stunden x 5 Tage =) 40 Stunden

b) Tabelle zur Ermittlung der monatlichen Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder bei regelmäßigen Betreuungszeiten:

Monatlichen Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder bei regelmäßigen Betreuungszeiten:

Tag(e) / Woche
Stunde(n) / Tag 1 2 3 4 5
1 7,50 15,0 22,50 30,00 37,50
2 15,00 30,00 45,00 60,00 75,00
3 22,50 45,00 67,50 90,00 112,50
4 30,00 60,00 90,00 120,00 150,00
5 37,50 75,00 112,50 150,00 187,50
6 45,00 90,00 135,00 180,00 225,00
7 52,50 105,00 157,50 210,00 262,50
>=8 60,00 120,00 180,00 240,00 300,00

Hier einige Beispiele:

  • Betreuungszeit 7 Stunden täglich, 5 Tage die Woche: 262,50 €
  • Betreuungszeit 6 Stunden täglich, 5 Tage die Woche: 225,00 €
  • Betreuungszeit 5 Stunden täglich, 5 Tage die Woche: 187,50 €
  • Betreuungszeit 4 Stunden täglich, 5 Tage die Woche: 150,00 €
  • Betreuungszeit 4 Stunden täglich, 4 Tage die Woche: 120,00 €

Bitte beachten Sie:
Bei tageweiser Belegung von sog. Freihalteplätzen ist die ggf. nach der oben genannten Formel bzw. Tabelle gekürzte Betriebsausgabenpauschale für betreute Kinder zeitanteilig (Zahl der belegten Tage/pauschal 20 Arbeitstagen im Monat) zu gewähren.

Für Zeiten, in denen Sie verhindert sind, die vereinbarten Betreuungszeiten selbst zu absolvieren (z. B. aufgrund von Urlaub, Krankheit oder Fortbildung), können Sie die Betriebsausgabenpauschale nur abziehen, wenn das Betreuungsgeld für diese Zeit weitergezahlt wird.

Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für Freihalteplätze und wie ist sie aufzuteilen?

Werden Ihnen laufende Geldleistungen nach § 23 SGB VIII für sog. Freihalteplätze gezahlt (= Plätze, die im Fall einer Krankheits-, Urlaubs- oder Fortbildungsvertretung einer anderen Kindertagespflegeperson kurzfristig belegt werden können), können Sie von den für den Freihalteplatz gezahlten Einnahmen aus Vereinfachungsgründen anstelle der tatsächlichen Betriebsausgaben pauschal 40 € je Freihalteplatz und Monat als Betriebsausgaben abziehen. Bei tatsächlicher Belegung der Freihalteplätze ist die Freihalteplatz-Betriebsausgabenpauschale zeitanteilig (= Verhältnis der Tage der Belegung des Freihalteplatzes im Monat zu pauschal 20 Arbeitstagen im Monat) zu kürzen.

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