Betrieb einer Vollmachtsdatenbank für Steuerberaterinnen, -berater und Lohnsteuerhilfevereine

Als Steuerberaterin, -berater oder Lohnsteuerhilfeverein können Sie Daten von Ihren Mandantinnen, Mandanten oder Mitgliedern über die sogenannte Vollmachtsdatenbank (VDB) bei der Finanzverwaltung abrufen. Dazu zählen beispielsweise Daten für die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt). In der VDB können Sie außerdem Ihre Vollmachten pflegen. Sie können gegebenenfalls auch Untervollmachten an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erteilen.

Die Nutzung der VDB ist für Sie freiwillig. 

Wenn Sie die VDB nutzen wollen, benötigen Sie zur Einrichtung Ihres Zugangs

• das Vollmachtsformular inklusive Beiblatt, das Ihre Mandantin oder Ihr Mandant im Vorfeld unterschreiben muss, und
  • als Steuerberaterin oder -berater: Ihren Mitgliedsausweis der Steuerberaterkammer (Kammermitgliedsausweis)
  • als Lohnsteuerhilfeverein: ein ELSTER- Benutzerkonto (Organisationszertifikat) und einen Sicherheitsstick oder Signaturkarte

Sie müssen keine zusätzlichen Unterlagen einreichen.

• Formulare: ja
• Onlineverfahren möglich: ja 
• Schriftform erforderlich: ja
• Persönliches Erscheinen nötig: nein

Steuerberaterinnen und -berater benötigen zur Nutzung der VDB:

• unterschriebene "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" der Mandantin oder des Mandanten
• Mitgliedsausweis der Steuerberaterkammer (Kammermitgliedsausweis)
• installiertes Sicherheitspaket in der aktuellsten Version (zum Beispiel Sicherheitspaket compact VDB)
• gegebenenfalls ein Kartenlesegerät für den Kammermitgliedsausweis
• bei der Berufskammer eingetragenes Authentifizierungsmedium
• möglichst aktueller Browser zum Aufruf der  Vollmachtsdatenbank 

Lohnsteuerhilfevereine/Beratungsstellen benötigen zur Nutzung der VDB:

• die Anerkennung als Lohnsteuerhilfeverein/Beratungsstelle
• eine Vollmachtnehmeridentifikationsnummer
• ein ELSTER-Benutzerkonto (Organisationszertifikat),Organisationszertifikat wurde mit der Steuernummer des Vereins auf einem Sicherheitstick oder auf einer Signaturkarte registriert
• eine Qualifizierung des Lohnsteuerhilfevereins (Vereinsvorsitzenden) in "Mein ELSTER"
• eine Qualifizierung des Beratungsstellenleiters/der Beratungsstellenleiter des Lohnsteuerhilfevereins in "Mein ELSTER"
• möglichst aktueller Browser zum Aufruf von "Mein ELSTER"

Es handelt sich nicht um einen anfechtbaren Verwaltungsakt.

Gehen Sie zur Nutzung der VDB als Steuerberaterin oder -berater wie folgt vor:

• Laden Sie die "Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen" auf der Internetseite der Bundessteuerberaterkammer herunter. Lassen Sie die Vollmacht von lhren Mandantinnen und Mandanten unterzeichnen.
• Falls Sie noch keinen Kammermitgliedsausweis haben, beantragen Sie ihn für den Zugang zur Vollmachtsdatenbank bei Ihrer Steuerberaterkammer. 
  • Das Formular zur Beantragung des Kammermitgliedsausweis können Sie online herunterladen und postalisch an die zuständige Steuerberaterkammer zurücksenden. 
  • Identifizieren Sie sich mit dem Formular als rechtmäßige Ausweisinhaberin oder rechtmäßiger Ausweisinhaber. Ihr Ausweis wird nun aktiviert und Sie werden in den Verzeichnisdienst aufgenommen.
• Registrieren Sie sich über die Internetseite Ihrer Steuerberaterkammer für die Nutzung der VDB. Sie schließen dadurch einen Nutzungsvertrag mit der Bundessteuerberaterkammer ab. Tragen Sie die Vollmachten Ihrer Mandantinnen und Mandanten in die VDB ein. 
• Nach der Freischaltung durch die Finanzverwaltung können Sie die elektronischen Daten Ihrer Mandantinnen und Mandanten aus der VDB abrufen und in Ihrem Steuerprogramm weiterverarbeiten.
• Pflegen Sie laufend die Vollmachten in die VDB ein. 
• Änderungen Ihrer Kanzleidaten (zum Beispiel Name, Anschrift der beruflichen Niederlassung und Vertretungsberechtigte) müssen Sie umgehend Ihrer Steuerberaterkammer mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die VDB übernommen werden können.

Gehen Sie zur Nutzung der VDB als Lohnsteuerhilfeverein wie folgt vor:

• Bevor die Funktion als Vereinsvorsitzender (VV) eines Lohnsteuerhilfevereins (LStHV) wahrgenommen werden kann, muss das Benutzerkonto bei Mein ELSTER qualifiziert werden. Für den Qualifizierungsantrag müssen folgende Zuordnungskriterien erfüllt sein:
  • das Mein ELSTER-Konto wurde mit einem Sicherheitsstick oder einer Signaturkarte registriert
  • das Mein ELSTER-Konto wurde mit einer Organisationssteuernummer (Steuernummer des Vereins) registriert
  • das Benutzerkonto muss der Benutzergruppe "Vereine" angehören, diese Einstellung kann im Menü unter "ELSTER" unter "Mein Benutzerkonto" unter dem Reiter "Benutzergruppen einstellen" geändert werden
  • der Verein ist als LStHV von der jeweiligen zuständigen Stelle im Bundesland anerkannt
  • der LStHV ist in der Verwaltungsdatenbank für Lohnsteuerhilfevereine mit dem Status "aktiv" gespeichert
  • die Vollmachtnehmeridentifikationsnummer wurde bereits postalisch durch die zuständige Stelle an die Adresse des Vereins versendet und liegt dem Vereinsvorsitzenden (VV) vor
• Den Qualifizierungsantrag finden Sie unter "Mein ELSTER" im Menü unter "ELSTER" unter dem Reiter "Formulare & Leistungen" unter "Qualifizierungen für Lohnsteuerhilfevereine".
• Im Nachgang zur Qualifizierung des VV muss die Beratungsstellenleitung (BStL) ebenfalls qualifiziert und vom VV auf gleichem Wege freigeschaltet werden. Im Anschluss besteht für die BStL die Möglichkeit, elektronische Vollmachten über Mein ELSTER/ERiC zu übermitteln.
• Weiterhin besteht für den BStL - sowie bei einer Erteilung von Untervollmacht auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beratungsstelle (nach Qualifizierung) - die Möglichkeit, die sich aus der Vollmacht ergebenden Datenabrufe durchzuführen.
• Wichtiger Hinweis: Sie benötigen für jede Position in Ihrem Verein ein gesondertes ELSTER-Benutzerkonto und einen gesonderten Sicherheitsstick. Außerdem ist jeweils eine Registrierung unter der (gemeinsamen) Vereinssteuernummer erforderlich. Gespeicherte Vertretungsverhältnisse von Steuerberaterinnen und -beratern und Lohnsteuerhilfevereinen werden bei der Festsetzung des jeweiligen Verwaltungsakts von der Finanzverwaltung berücksichtigt.

Sie müssen keine Fristen einhalten.

Die Beantragung des Kammermitgliedsausweises dauert in der Regel zwischen 10 und 14 Tagen.

Die Einrichtung der Kanzlei zur Teilnahme an der Vollmachtsdatenbank ist mit der Registrierung innerhalb 1 Tages abgeschlossen.

Bei Steuerberaterinnen und -beratern:
Die Registrierung für die Vollmachtsdatenbank ist kostenfrei. Es werden lediglich bei Nutzung der Vollmachtsdatenbank die erfassten Vollmachten je Kalenderjahr berechnet.

Bei Lohnsteuerhilfevereinen:
Die Nutzung von Mein ELSTER ist kostenfrei. Gegebenenfalls fallen Gebühren für die Nutzung einer Fremdsoftware (über ELSTER-ERiC) an.