Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für Beschäftigte melden

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, das Arbeitsentgelt Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die Sozialversicherung zu melden.

Wenn Sie Personen beschäftigen, müssen Sie der Sozialversicherung das beitragspflichtige Arbeitsentgelt dieser Beschäftigten mitteilen. 

Dazu geben Sie für alle am 31.12. eines Jahres bei Ihnen Beschäftigten bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung ab. Nur für kurzfristig versicherungsfrei Beschäftigte ist keine Jahresmeldung erforderlich.

• Wenn das Beschäftigungsverhältnis im Laufe des Jahres oder zum 31.12. eines Jahres endet, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Abmeldung mit. Eine Jahresmeldung ist dann nicht mehr erforderlich.
• Wenn das Beschäftigungsverhältnis unterbrochen wird, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Unterbrechungsmeldung mit. Für die bereits gemeldeten Zeiträume ist eine Jahresmeldung dann nicht mehr erforderlich.

Die Jahres- oder Entgeltmeldung müssen Sie, wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung, elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, haben Sie die Meldungen mit diesem Programm zu erstellen und zu versenden. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Ansonsten müssen Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Unter anderem bietet die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) mit "sv.net" eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für die Entgeltmeldungen nutzen können. Bis zu einem bestimmten Nutzungsumfang ist das Programm kostenlos.
 

Es sind keine weiteren Unterlagen erforderlich.

• Formulare vorhanden: Nein
• Schriftform erforderlich: Nein
• Formlose Antragsstellung möglich: Nein
• Persönliches Erscheinen nötig: Nein
• Online-Dienste vorhanden: Ja

Sie müssen keine weiteren Voraussetzungen erfüllen. 

Gegen einen Bußgeldbescheid wegen eines Verstoßes gegen die Meldepflicht können Sie innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen (§ 67 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten, OWiG).

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie die Jahresmeldung selbst erstellen oder durch Ihren externen Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüro, Servicerechenzentrum) erstellen lassen.

• Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, haben Sie die Meldung aus diesem Programm mit dem Meldegrund "50" (Jahresmeldung) abzugeben. Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, haben Sie die Meldung über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie zum Beispiel "sv.net" abzugeben.
• Wenn Sie "sv.net" nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Rufen Sie das Programm auf.
  • Registrieren Sie sich als neuer Nutzer, falls noch nicht geschehen.
  • Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten und Ihrer Betriebsnummer an.
  • Unter "Formulare" wählen Sie die Kachel "SV-Meldung" und dort das Formular "Jahresmeldung" aus. 
  • Wählen Sie das Element "50 Jahresmeldung". Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung. Schicken Sie die Meldung per Knopfdruck ab.

Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem sv.net-Postfach. Speichern Sie die Meldung oder drucken Sie sie aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.

Jahresmeldung abgeben: spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres

Annahme und Verarbeitung der übermittelten Daten: innerhalb von circa 15 Minuten

Es fallen keine Kosten an.: Abgabe kostenfrei

• Bei Minijobs in Privathaushalten ist das Verfahren anders. Für Beschäftigte, die über das Haushaltsscheckverfahren angemeldet sind, wird die Jahresmeldung durch die Minijob-Zentrale erstellt.
• Wenn Sie die Jahresmeldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig abgaben, handeln Sie ordnungswidrig und müssen mit einem Bußgeld bis zu EUR 25.000 rechnen.